Những tài liệu nào là cần thiết cho một vận đơn bằng cách vận chuyển biển

Trong vận tải hàng hóa biển quốc tế, tài liệu thích hợp không chỉ là hình thức-nó là xương sống của một lô hàng trơn tru và tuân thủ hợp pháp. Trong số các tài liệu khác nhau được yêu cầu trong quá trình hậu cần, vận đơn (b/l) là một trong những tài liệu quan trọng nhất. Được cấp bởi người vận chuyển cho người giao hàng, tài liệu này hoạt động như một hợp đồng vận chuyển, nhận hàng hóa và quyền sở hữu.

Tuy nhiên, việc tạo ra một thanh kiếm chính xác và hợp lệ không đơn giản như điền vào một biểu mẫu. Nó yêu cầu một bộ tài liệu hỗ trợ cụ thể xác minh chung các chi tiết hàng hóa, giá trị, quyền sở hữu và tuân thủ luật thương mại quốc tế. Là một người giao nhận vận tải chuyên nghiệp, chúng tôi hiểu nó quan trọng như thế nào để có được phần này đúng. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ đi qua những tài liệu thường được yêu cầu để phát hành một vận đơn cho các lô hàng biển-và tại sao chúng lại quan trọng.

Một vận đơn là gì và tại sao nó lại quan trọng?

Một vận đơn là một tài liệu đa chức năng đóng vai trò quan trọng trong vận chuyển biển. Nó phục vụ ba mục đích chính:

• Hợp đồng vận chuyển: Nó phác thảo các điều khoản giữa người giao hàng và người vận chuyển để vận chuyển hàng hóa.
• Nhận hàng hóa: Nó xác nhận rằng hãng đã nhận được hàng hóa trong tình trạng tốt như mô tả.
• Tài liệu về tiêu đề: Nó chứng minh quyền sở hữu hàng hóa, cho phép người giữ yêu cầu tại điểm đến.

BOL ảnh hưởng đến các quy trình quan trọng như giải phóng mặt bằng hải quan, phát hành hàng hóa, điều khoản thanh toán và chuyển nhượng quyền sở hữu. Chẳng hạn, các ngân hàng dựa vào nó để xử lý các khoản thanh toán theo thư tín dụng, trong khi những người nhận hàng cần nó để sở hữu hàng hóa. Lỗi trong BOL có thể dẫn đến các khoản phí giảm giá (ví dụ: $ 100- $ 300 mỗi ngày cho mỗi container), sự chậm trễ của hải quan hoặc thậm chí tranh chấp pháp lý đối với quyền sở hữu hàng hóa.

Có một số loại BOLS, mỗi loại phù hợp với các nhu cầu cụ thể:

• Straight Bol: Không thể thương lượng, được sử dụng khi hàng hóa được giao trực tiếp vào một người nhận được đặt tên.
• Đơn hàng BOL: Thương lượng, cho phép chuyển quyền sở hữu thông qua chứng thực, thường được sử dụng trong thư giao dịch tín dụng.
• Sea Waybill: Không thể thương lượng, lý tưởng để phát hành hàng hóa nhanh hơn khi không cần chuyển quyền sở hữu.
• Phát hành Telex: Một bản phát hành điện tử cho phép bán tải hàng hóa mà không trình bày BOL gốc.

Với sự gia tăng của các giải pháp kỹ thuật số, các hóa đơn điện tử (E-Bols) đang đạt được lực kéo, giảm giấy tờ và gian lận trong khi tăng tốc các quy trình. Bất kể loại nào, việc chuẩn bị một BOL yêu cầu các tài liệu cụ thể mà chúng ta sẽ khám phá tiếp theo.

Các tài liệu cần thiết để phát hành một thanh kiếm bằng đường biển

Việc phát hành một vận đơn liên quan đến việc thu thập một số tài liệu để xác minh hàng hóa, tuân thủ các quy định và tạo điều kiện cho thương mại. Dưới đây, chúng tôi phác thảo các tài liệu chính cần thiết, mục đích của chúng và những cân nhắc quan trọng.

1. Hóa đơn thương mại

Hóa đơn thương mại là nền tảng của bất kỳ lô hàng quốc tế. Nó mô tả hàng hóa, giá trị của chúng và chi tiết giao dịch, bao gồm:

• Thông tin người mua và người bán
• Mô tả chi tiết về hàng hóa (ví dụ: "500 kg gạo hữu cơ, lô #456")
• Mã hệ thống hài hòa (HS)
• Incoterms (ví dụ, FOB, CIF)
• Tổng giá trị và tiền tệ

Tài liệu này là rất quan trọng đối với các cơ quan hải quan để đánh giá nhiệm vụ và thuế. Nó cũng phục vụ như một tài liệu tham khảo cho BOL để đảm bảo tính nhất quán trong các mô tả hàng hóa. Một sai lầm phổ biến là sử dụng các mô tả mơ hồ (ví dụ: "hàng hóa chung"), có thể kích hoạt kiểm toán hải quan và độ trễ trì hoãn.

2. Danh sách đóng gói

Danh sách đóng gói bổ sung cho hóa đơn thương mại bằng cách chi tiết cách đóng gói hàng hóa. Nó bao gồm:

• Số và loại gói (ví dụ: pallet, thùng)
• Tổng trọng lượng và ròng
• Kích thước và khối lượng
• Dấu và số để nhận dạng

Danh sách đóng gói được kiểm tra chéo với BOL để xác nhận lô hàng phù hợp với hàng hóa được khai báo. Đối với hàng hóa nguy hiểm, nó phải bao gồm các số UN và phân loại IMO. Sự khác biệt, chẳng hạn như báo cáo 50 hộp khi 48 được tải, có thể dẫn đến từ chối hàng hóa hoặc chậm trễ tại điểm đến.

3. Xuất bản/Nhập Khai báo hải quan

Tuyên bố hải quan là bắt buộc đối với xuất khẩu hoặc nhập khẩu pháp lý. Họ bao gồm:

• Giá trị hàng hóa và mã thuế quan
• Chi tiết người giao hàng và người nhận hàng
• Xuất/nhập giấy phép

Đối với xuất khẩu, các tài liệu như Tuyên bố xuất khẩu (SED) của Hoa Kỳ được yêu cầu cho các lô hàng trên 2.500 đô la. Đối với nhập khẩu, các quy định như Hệ thống kiểm soát nhập khẩu 2 (ICS2) của EU bắt buộc khai báo trước 24 giờ trước khi tải. BOL dựa vào các tuyên bố hải quan đã hoàn thành để xác nhận hàng hóa được xóa để giao hàng. Các khai báo không đầy đủ có thể ngăn chặn việc phát hành BOL và tải trì hoãn.

4.Certificate of Origin

Giấy chứng nhận xuất xứ (COO) xác minh nơi sản xuất hàng hóa, ảnh hưởng đến thuế quan và đủ điều kiện nhập khẩu. Ví dụ, một COO chứng minh nguồn gốc của Hoa Kỳ có thể giảm thuế theo các thỏa thuận như USMCA. Một số quốc gia, như Ả Rập Saudi, yêu cầu COO phải được hợp pháp hóa bởi các đại sứ quán của họ, thêm thời gian xử lý. Mặc dù không phải lúc nào cũng bắt buộc, COO rất quan trọng đối với các lô hàng đến các quốc gia có Hiệp định thương mại tự do (FTA) hoặc các quy tắc nhập khẩu nghiêm ngặt. COO kỹ thuật số hiện được chấp nhận ở nhiều khu vực, hợp lý hóa quá trình.

5. Giấy chứng nhận

Một số hàng hóa, chẳng hạn như các sản phẩm nông nghiệp, hóa chất hoặc máy móc, yêu cầu chứng chỉ kiểm tra của bên thứ ba để đáp ứng các tiêu chuẩn quốc gia đích. Ví dụ bao gồm:

Giấy chứng nhận dịch vụ thực vật cho trái cây và rau quả

Kiểm tra SGS đối với các vật liệu nguy hiểm

Saso tuân thủ xuất khẩu sang Ả Rập Saudi

Những chứng chỉ này đảm bảo hàng hóa đáp ứng các yêu cầu chất lượng, an toàn hoặc quy định. Thiếu giấy chứng nhận hoặc không hợp lệ có thể dẫn đến giam giữ hàng hóa hoặc phá hủy, như đã thấy trong các trường hợp liên quan đến nhập khẩu thực phẩm không tuân thủ.

6. Giấy chứng nhận bảo hiểm

Đối với các lô hàng theo Incoterms như CIF hoặc CIP, nơi người bán sắp xếp bảo hiểm, cần có chứng chỉ bảo hiểm. Nó phải bao gồm 110% giá trị hàng hóa và chi tiết các rủi ro được bảo hiểm (ví dụ, thiệt hại, trộm cắp). Tài liệu này hỗ trợ phát hành BOL và rất cần thiết cho các khiếu nại hàng hải trong trường hợp mất mát hoặc thiệt hại. Giấy chứng nhận bảo hiểm kỹ thuật số ngày càng phổ biến, đơn giản hóa các khiếu nại trong các sự cố như thiệt hại container từ bão.

7. Viết tín dụng

Khi thanh toán được thực hiện thông qua thư tín dụng (LC), BOL phải khớp chính xác với các điều khoản của LC, bao gồm chi tiết người nhận hàng, cổng và mô tả hàng hóa. Ngay cả các lỗi nhỏ, chẳng hạn như viết sai chính tả "Cổng Thượng Hải", cũng có thể trì hoãn thanh toán hoặc phát hành hàng hóa. Hướng dẫn UCP 600 của Phòng thương mại quốc tế giúp đảm bảo tuân thủ. Mặc dù LC ít phổ biến hơn ngày nay, nhưng chúng vẫn phổ biến ở các thị trường có rủi ro cao.

Lưu ý: Một số tài liệu trên phải tuân theo loại hàng hóa, quốc gia đích/khu vực hoặc các điều khoản thanh toán. Hãy chắc chắn để xác nhận các yêu cầu liên quan với người giao nhận hàng hóa hoặc cơ quan hải quan của bạn.

Ai chịu trách nhiệm chuẩn bị các tài liệu này?

Việc chuẩn bị các tài liệu này thường liên quan đến nhiều bên:

Phối hợp chặt chẽ giữa tất cả các bên là điều cần thiết để đảm bảo tất cả các tài liệu căn chỉnh và hỗ trợ phát hành chính xác vận đơn.

Những sai lầm phổ biến và hậu quả của chúng

Lỗi trong tài liệu BOL có thể có hậu quả nghiêm trọng. Dưới đây là những sai lầm phổ biến và tác động của chúng:

• Thông tin không nhất quán:Nếu mô tả hàng hóa của BOL không khớp với hóa đơn thương mại, Hải quan có thể trì hoãn giải phóng mặt bằng hoặc áp dụng tiền phạt. Ví dụ, một trường hợp năm 2024 ở Dubai đã thấy một lô hàng bị giam giữ do một COO được hợp pháp hóa bị thiếu, có giá $ 30, 000.
• BOL không đầy đủ hoặc không chính xác:Thiếu trọng số, mã HS hoặc chi tiết người nhận hàng có thể dẫn đến từ chối hàng hóa, phí giảm giá hoặc yêu cầu bảo hiểm không hợp lệ.
• Thiếu tài liệu:Nếu không có giấy chứng nhận kiểm tra cần thiết, các nhà chức trách có thể phá hủy hàng hóa không tuân thủ, như đã thấy trong một trường hợp lô hàng thực phẩm năm 2023 ở Úc.
• Lỗi kỹ thuật số:Với E-Bols, Siêu không khớp siêu dữ liệu có thể khóa hàng hóa trong các cổng cho đến khi được giải quyết.

Để tránh các vấn đề này, các chi tiết khóa kiểm tra ba lần (ví dụ: tên người nhận hàng, số lượng gói) và sử dụng các công cụ tự động để xác định chéo các tài liệu trước khi gửi. Tìm hiểu thêm về "Vận chuyển hàng hóa biển là gì"

Phần kết luận:

Hồ sơ tài liệu chính xác là cơ sở cho tiến trình trơn tru của mỗi lô hàng vận chuyển hàng hóa. Bằng cách chuẩn bị hóa đơn chính xác của các tài liệu vận đơn (hóa đơn thương mại, danh sách đóng gói, hình thức khai báo hải quan, v.v.), bạn có thể tránh tổn thất kinh tế do sự chậm trễ hoặc phạt tiền. Đồng thời, bạn cũng có thể hợp tác với các nhà giao nhận vận chuyển có kinh nghiệm. Hãy để chuyên nghiệpDịch vụ giao nhận vận chuyển hàng hóaCác nhà cung cấp giúp bạn đơn giản hóa quá trình này. Đó là lý do tại sao bạn cần chọn hợp tác với chúng tôi.

Công ty TNHH quản lý chuỗi cung ứng của Zhejiang Wilson được thành lập năm 2011 và có trụ sở tại Ningbo, Trung Quốc, Wilson là một công ty quản lý chuỗi cung ứng và vận chuyển hàng hóa quốc tế chuyên nghiệp tại Trung Quốc. Nó cam kết cung cấp các dịch vụ hậu cần hiệu quả, an toàn và chuyên nghiệp để giúp khách hàng toàn cầu tối ưu hóa các quy trình chuỗi cung ứng của họ. Công ty xử lý 56, 000 Container tiêu chuẩn (20- container tiêu chuẩn foot) hàng năm, với doanh thu hàng năm là 150 triệu nhân dân tệ. Nó quen thuộc với các quá trình xuất nhập khẩu của các quốc gia lớn trên thế giới. Liên hệ với chúng tôi ngay bây giờ để có được một báo giá vận chuyển hàng hóa đại dương giá rẻ. . lucy@ylls.net )