Những tài liệu nào cần thiết cho vận đơn đường biển? (Hướng dẫn 2026)

Vận đơn không thể được phát hành từ sự phỏng đoán. Trước một người vận chuyển,NVOCC, hoặcngười giao nhận vận tảichuẩn bị dự thảo B/L, người gửi hàng phải cung cấp dữ liệu lô hàng chính xác và các chứng từ hỗ trợ dùng để xác minh dữ liệu đó.

Đối với một tiêu chuẩnvận chuyển đường biển, các tài liệu và thông tin thường cần bao gồm Hướng dẫn Vận chuyển, xác nhận đặt chỗ, hóa đơn thương mại, danh sách đóng gói, chi tiết về người gửi hàng và người nhận hàng, thông tin bên thông báo, mô tả hàng hóa, số lượng gói hàng, tổng trọng lượng, thể tích, số container, số niêm phong, thời hạn vận chuyển và phương thức phát hành B/L được yêu cầu.

Đối với hàng hóa đặc biệt, có thể cần thêm tài liệu. Hàng hóa nguy hiểm có thể yêu cầu MSDS và Tuyên bố hàng hóa nguy hiểm. Bao bì bằng gỗ có thể yêu cầu bằng chứng khử trùng hoặc nhãn hiệu IPPC. Hàng lạnh cần được hướng dẫn về nhiệt độ. Các lô hàng thư tín dụng yêu cầu tính nhất quán của tài liệu chặt chẽ hơn.

Vận đơn không chỉ là một hình thức vận chuyển khác. Đó là chứng từ vận tải, biên nhận hàng hóa và trong nhiều trường hợp là chứng từ sở hữu. Nếu thông tin sai, chi phí hiếm khi chỉ giới hạn ở một khoản phí sửa đổi nhỏ. Tên người nhận hàng sai, mô tả hàng hóa mơ hồ hoặc trọng lượng không khớp có thể làm trì hoãn việc thông quan, cản trở việc thông quan hàng hóa, tạo ra sự khác biệt về ngân hàng và dẫn đến việc bị hoãn hoặc tạm giữ tại cảng đích.

Tại sao chứng từ vận đơn phải chính xác

Vận đơn, thường được viết tắt là B/L, là chứng từ do người vận chuyển, hãng tàu, NVOCC hoặc người giao nhận vận tải phát hành để xác nhận rằng hàng hóa đã được nhận để vận chuyển bằng đường biển. Trong vận chuyển đường biển, nó thường phục vụ ba vai trò.

Nó có tác dụng như bằng chứng của hợp đồng vận chuyển giữa người gửi hàng và người vận chuyển. Nó hoạt động như một biên nhận cho hàng hóa. Đối với Vận đơn gốc, nó cũng có thể có chức năng như một chứng từ sở hữu, nghĩa là bên giữ chứng từ gốc thích hợp có thể kiểm soát quyền yêu cầu bồi thường hàng hóa.

Đó là lý do tại sao chi tiết B/L không phải là phiếu vận chuyển thông thường. Chúng được sử dụng bởi các hãng vận tải, giao nhận vận tải, môi giới hải quan, ngân hàng, công ty bảo hiểm, nhà nhập khẩu, nhà xuất khẩu và đại lý điểm đến.

Một lỗi nhỏ có thể di chuyển trong toàn bộ chuỗi tài liệu. Nếu Vận đơn ghi “bộ phận máy móc” trong khi hóa đơn thương mại ghi “bộ phận vỏ nhôm CNC”, hải quan có thể yêu cầu làm rõ. Nếu tổng trọng lượng trên B/L khác với danh sách đóng gói vài trăm kg, người nhận hàng có thể bị kiểm tra hoặc bị chậm trễ. Nếu tên người nhận hàng không giống hệt với yêu cầu trong giấy phép nhập khẩu hoặc Thư tín dụng, việc giải phóng hàng hóa có thể trở nên khó khăn.

Cách tiếp cận an toàn nhất rất đơn giản: coi dự thảo B/L như một tài liệu pháp lý và hoạt động chứ không phải như một bản tóm tắt vận chuyển sơ bộ.

Những tài liệu nào thường cần thiết để phát hành vận đơn?

Đối với hầu hết các lô hàng vận tải đường biển tiêu chuẩn, người vận chuyển hoặc người giao nhận không cần mọi chứng từ thương mại trong giao dịch. Cái họ cần là thông tin cần thiết để chuẩn bị B/L, cộng với các tài liệu giúp xác minh thông tin đó.

Tài liệu cốt lõi là Hướng dẫn vận chuyển.

Các tài liệu khác, chẳng hạn như hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói, hỗ trợ quy trình B/L vì chúng xác nhận mô tả hàng hóa, số lượng, chi tiết gói hàng, trọng lượng, khối lượng và điều kiện thương mại.

Một lỗi phổ biến là gọi mọi chứng từ vận tải đường biển là "tài liệu B/L". Điều đó không chính xác. Một số tài liệu được sử dụng để phát hành vận đơn. Một số được sử dụng để làm thủ tục hải quan. Một số chỉ cần thiết cho việc tuân thủ hàng hóa đặc biệt, bảo hiểm, ngân hàng hoặc điểm đến.

Việc tách biệt các danh mục đó sẽ giúp toàn bộ quá trình dễ kiểm soát hơn.

Hướng dẫn vận chuyển là tài liệu chính cho dự thảo vận đơn

Hướng dẫn Vận chuyển, thường được gọi là SI, là hướng dẫn do người gửi hàng hoặc người giao nhận vận tải gửi để thông báo cho người vận chuyển hoặc NVOCC chính xác cách chuẩn bị Vận đơn.

Đây là tài liệu dẫn dắt dự thảo B/L.

Một Hướng dẫn Vận chuyển hoàn chỉnh thường bao gồm người gửi hàng, người nhận hàng, bên thông báo, tàu và hành trình, cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng, nơi nhận hàng, địa điểm giao hàng, mô tả hàng hóa, ký hiệu và số hiệu, số lượng gói hàng, tổng trọng lượng, kích thước, số container, số niêm phong, thời hạn vận chuyển và loại B/L được yêu cầu.

Hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói không thay thế cho SI. Chúng được sử dụng để kiểm tra xem SI có đúng hay không.

Ví dụ: một nhà xuất khẩu Trung Quốc vận chuyển 1 container màn hình LED 40HQ từ Ninh Ba đến Rotterdam có thể cung cấp SI hiển thị:

• Người gửi hàng: nhà xuất khẩu Trung Quốc
• Người nhận hàng: Nhà nhập khẩu Hà Lan
• Bên thông báo: nhà môi giới hải quan ở Hà Lan
• Mô tả hàng hóa: Bảng hiển thị LED và phụ kiện
• Đóng gói: 68 thùng gỗ
• Tổng trọng lượng: 12.450 kg
• Số đo: 56,8 CBM
• Số container và số seal
• Vận chuyển hàng hóa: trả trước
• Phương thức phát hành: Phát hành Telex

Người giao nhận sẽ kiểm tra điều này với hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói trước khi gửi hoặc xác nhận dự thảo B/L. Nếu danh sách đóng gói ghi 72 thùng gỗ, sự không khớp phải được giải quyết trước khi phát hành B/L cuối cùng. Việc sửa nó sau này sẽ chậm hơn và tốn kém hơn.

B/L chỉ chính xác khi có Hướng dẫn Vận chuyển đằng sau nó.

Thông tin lô hàng nào phải chính xác trên vận đơn?

Vận đơn chứa cả chi tiết về bên hợp pháp và chi tiết về vận chuyển hàng hóa. Các trường này phải khớp với lô hàng thực tế và, nếu cần, hóa đơn thương mại, danh sách đóng gói, chứng từ hải quan, Thư tín dụng và yêu cầu nhập khẩu điểm đến.

Người gửi hàng, người nhận hàng và bên thông báo

Người gửi hàng là bên được thể hiện là người gửi hàng. Trong nhiều lô hàng, đây là nhà xuất khẩu hoặc người bán. Trong một số thỏa thuận giao nhận vận tải, người gửi hàng được thể hiện trên B/L nội bộ và B/L chính có thể khác nhau.

Người nhận hàng là bên có quyền nhận hoặc yêu cầu hàng hóa tại nơi đến. Đây có thể là nhà nhập khẩu, ngân hàng, công ty thương mại hoặc "Đặt hàng" tùy thuộc vào phương thức thanh toán và loại B/L.

Bên thông báo là bên được thông báo khi hàng đến. Đó có thể là nhà nhập khẩu, nhà môi giới hải quan, đại lý của người mua hoặc người giao nhận điểm đến.

Phần này xứng đáng được kiểm tra cẩn thận. Nếu tên hợp pháp của người nhận hàng sai, đại lý đích có thể từ chối giải phóng hàng cho đến khi việc sửa đổi được xử lý. Nếu lô hàng theo Thư tín dụng, ngay cả dấu câu, định dạng địa chỉ hoặc cách diễn đạt cũng có thể gây ra sự khác biệt.

Mô tả hàng hóa, số lượng, trọng lượng và khối lượng

Mô tả hàng hóa phải đủ cụ thể cho mục đích vận chuyển và hải quan. Nó không nên mơ hồ.

Mô tả kém bao gồm:

• Hàng hóa
• bộ phận
• Phụ kiện
• Hàng tổng hợp
• Máy móc

Mô tả tốt hơn bao gồm:

• Bồn rửa nhà bếp bằng thép không gỉ
• Bộ phận vỏ nhôm CNC
• Bảng hiển thị LED và phụ kiện
• Máy ép thủy lực
• Túi dệt bằng polypropylene

Đối với hàng hóa thương mại thông thường, mô tả B/L phải phù hợp với hóa đơn và phiếu đóng gói. Không phải lúc nào cũng cần mọi mã số nhưng cần mô tả hàng hóa đủ rõ ràng để tránh nhầm lẫn.

Số lượng gói hàng, tổng trọng lượng và CBM cũng quan trọng. Đối với các lô hàng LCL, số lượng gói hàng và CBM ảnh hưởng đến việc hợp nhất, xử lý kho hàng và phân tách điểm đến. Đối với các lô hàng FCL, chi tiết container, số seal và VGM có ý nghĩa quan trọng hơn trong hoạt động.

Nếu danh sách đóng gói ghi 30 pallet và B/L ghi 28 pallet, ai đó phải giải thích sự khác biệt. Nếu không ai có thể, hải quan hoặc người nhận hàng có thể giữ lô hàng.

Chi tiết về vùng chứa, con dấu và tuyến đường

Đối với vận tải đường biển bằng container, B/L phải thể hiện đúng số container và số seal sau khi xếp hàng. Những chi tiết này kết nối tài liệu với hàng hóa thực tế.

Các trường định tuyến cũng cần phải khớp với lượt đặt chỗ:

• Cảng bốc hàng
• Cảng dỡ hàng
• Nơi nhận
• Nơi giao hàng
• Con tàu và chuyến đi
• Chi tiết chuyển tải, nếu được yêu cầu

Các lô hàng-đến{1}}giao hàng tận nơi, địa điểm nhận hàng và địa điểm giao hàng cũng có thể quan trọng như cảng. Ví dụ, một lô hàng từ Tô Châu đến Hamburg có thể được vận chuyển từ nhà máy đến cảng Thượng Hải, sau đó vận chuyển đến Hamburg, sau đó giao vào nội địa. Nếu B/L chỉ hiển thị chuyển động từ cảng-đến-cảng khi người mua mong đợi chứng từ giao hàng tận nơi thì thủ tục giấy tờ đó có thể không khớp với thỏa thuận thương mại.

FCL và LCL: Họ có yêu cầu thông tin B/L khác nhau không?

Các lô hàng FCL và LCLsử dụng nhiều loại tài liệu giống nhau nhưng trọng tâm thông tin là khác nhau.

FCL có nghĩa là Tải container đầy đủ. Hàng hóa của một người gửi hàng thường chiếm trong container. LCL có nghĩa là Ít hơn tải container. Hàng hóa của nhiều chủ hàng được gộp vào một container.

Vìlô hàng FCL, sai số container là lỗi tài liệu nghiêm trọng. Vìlô hàng LCL, điểm kém và mô tả gói hàng sẽ tạo ra nhiều rắc rối hơn. Nếu mười nhà cung cấp vận chuyển các thùng các-tông tương tự vào cùng một kho tổng hợp thì nhãn hiệu và chi tiết gói hàng rõ ràng sẽ giúp ngăn chặn tình trạng-lộn xộn hàng hóa.

Đây là lý do tại sao người giao nhận sẽ đặt các câu hỏi-tiếp theo khác nhau đối với hàng FCL và LCL. Bộ tài liệu có thể trông giống nhau nhưng rủi ro hoạt động thì không giống nhau.

Hóa đơn thương mại và danh sách đóng gói có cần thiết cho vận đơn không?

Trên thực tế, hầu hết các nhà giao nhận vận tải sẽ yêu cầu hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói trước khi chuẩn bị hoặc kiểm tra Vận đơn. Nhưng chúng không giống như Hướng dẫn vận chuyển.

Hóa đơn thương mại là chứng từ thương mại giữa người bán và người mua. Nó thường hiển thị người bán, người mua, mô tả sản phẩm, mã HS, đơn giá, tổng giá trị, nước xuất xứ và các điều kiện Incoterms như FOB, EXW, CIF hoặc DAP.

Danh sách đóng gói mô tả cách thức đóng gói hàng hóa. Nó hiển thị số lượng gói hàng, loại bao bì, tổng trọng lượng, trọng lượng tịnh, kích thước, CBM và đôi khi là chi tiết về pallet hoặc thùng carton.

Để chuẩn bị B/L, hai tài liệu này chủ yếu được sử dụng để kiểm tra tính nhất quán.

Nếu hóa đơn ghi "FOB Ninh Ba" nhưng SI cho biết thu cước theo cách sắp xếp khác, người giao nhận nên hỏi trước khi phát hành B/L. Nếu danh sách đóng gói hiển thị 18.600 kg nhưng SI lại ghi là 16.800 kg thì cần phải xác nhận tổng trọng lượng. Nếu mô tả hàng hóa trong hóa đơn và mô tả hàng hóa trong B/L quá khác nhau, hải quan có thể thẩm vấn lô hàng.

Hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói không chỉ là giấy tờ đối với người mua. Chúng là các chứng từ kiểm soát giữ cho B/L phù hợp với hồ sơ thương mại và hải quan.

Tài liệu cần thiết cho hàng hóa đặc biệt

Hàng khô tiêu chuẩn thường đơn giản. Hàng hóa đặc biệt thì khác. Người vận chuyển có thể từ chối bốc hàng nếu chứng từ bị trễ, không đầy đủ hoặc không nhất quán.

Hàng nguy hiểm

Hàng hóa nguy hiểm trong vận chuyển đường biển được quy định theo thông lệ của Bộ luật IMDG. IMDG đề cập đến các quy tắc về Hàng hóa Nguy hiểm Hàng hải Quốc tế được sử dụng để phân loại và xử lý hàng hóa nguy hiểm bằng đường biển.

Một lô hàng nguy hiểm có thể yêu cầu:

• MSDS hoặc Bảng dữ liệu an toàn vật liệu
• Khai báo hàng hóa nguy hiểm
• số LHQ
• lớp IMDG
• Nhóm đóng gói
• Điểm chớp cháy, nếu có
• Chi tiết liên lạc khẩn cấp
• Phê duyệt của nhà cung cấp dịch vụ

Không bao giờ được xử lý lô hàng sản phẩm pin lithium, sơn, chất kết dính, hóa chất hoặc bình xịt như hàng hóa tổng hợp thông thường. Nếu Tuyên bố DG cho biết một số UN và mô tả hàng hóa trong B/L gợi ý loại hàng hóa khác, người vận chuyển có thể dừng lô hàng trước khi xếp hàng.

Kho lạnh hoặc Nhiệt độ-Hàng hóa được kiểm soát

Hàng lạnh sử dụng container lạnh để duy trì nhiệt độ cài đặt trong quá trình vận chuyển đường biển. Ví dụ điển hình bao gồm hải sản, thịt đông lạnh, trái cây, dược phẩm và một số sản phẩm hóa học.

Người gửi hàng phải cung cấp các cài đặt nhiệt độ và mọi yêu cầu về thông gió hoặc độ ẩm. Ví dụ, hải sản đông lạnh có thể yêu cầu -18 độ, trong khi trái cây tươi có thể cần kiểm soát nhiệt độ và thông gió tích cực.

Bản thân B/L có thể không hiển thị mọi cài đặt kỹ thuật, nhưng hồ sơ gửi hàng phải chứa các hướng dẫn chính xác về hàng lạnh. Thông tin nhiệt độ sai có thể làm hư hỏng hàng hóa ngay cả khi tàu đến đúng giờ.

Hàng hóa có bao bì bằng gỗ

Pallet, thùng và thùng gỗ có thể cần bằng chứng khử trùng hoặc nhãn hiệu IPPC, tùy thuộc vào quy định của điểm đến. IPPC đề cập đến dấu hiệu của Công ước Bảo vệ Thực vật Quốc tế được sử dụng để thể hiện bao bì gỗ đã được xử lý theo các tiêu chuẩn kiểm dịch thực vật được chấp nhận.

Điều này thường xảy ra đối với máy móc, phụ tùng ô tô, linh kiện nội thất, thiết bị công nghiệp và hàng hóa quá khổ đóng trong thùng gỗ.

Dấu hiệu bị thiếu hoặc không hợp lệ có thể dẫn đến việc kiểm tra, xử lý, trả lại hoặc thải bỏ tại điểm đến. Vấn đề có thể không xuất hiện trong quá trình soạn thảo B/L, nhưng nó có thể trở thành vấn đề thông quan điểm đến.

Hàng hóa được quản lý hoặc cấp phép

Một số hàng hóa yêu cầu giấy phép hoặc chứng chỉ bổ sung do kiểm soát xuất khẩu, quy định nhập khẩu, kiểm dịch, tiêu chuẩn chất lượng hoặc yêu cầu của người mua.

Ví dụ bao gồm:

• Giấy phép xuất khẩu
• Giấy phép nhập khẩu
• Giấy chứng nhận kiểm tra
• Giấy chứng nhận kiểm dịch
• Giấy chứng nhận sản phẩm
• Giấy chứng nhận chất lượng
• Giấy chứng nhận xuất xứ

Những tài liệu này không bắt buộc đối với mỗi Vận đơn. Chúng phụ thuộc vào sản phẩm, nước xuất xứ, nước đến, điều khoản của người mua và quy định hải quan. Chúng vẫn nên được kiểm tra sớm vì bản thân một B/L chính xác không thể lưu được một lô hàng thiếu các tài liệu tuân thủ cần thiết.

Loại B/L và phương thức phát hành: Tài liệu có thể thay đổi

Trước khi phát hành B/L cuối cùng, người gửi hàng và người nhận hàng phải xác nhận phương thức giải phóng. Điều này ảnh hưởng đến cách hàng hóa sẽ được nhận tại điểm đến.

Vận đơn gốc

Vận đơn gốc là chứng từ vận tải có liên quan đến quyền sở hữu hoặc có thể thương lượng- được sử dụng để kiểm soát việc giải phóng hàng hóa. Theo truyền thống, nó được phát hành thành ba bản gốc, mặc dù việc thực hiện chính xác còn phụ thuộc vào nhà cung cấp và hướng dẫn.

Tùy chọn này phổ biến khi thanh toán chưa được thanh toán đầy đủ, khi người mua và người bán cần kiểm soát hàng hóa hoặc khi có liên quan đến Thư tín dụng.

Đối với các lô hàng B/L gốc, thông tin chi tiết về người nhận hàng, bên thông báo, điều kiện vận chuyển, mô tả hàng hóa, ngày vận chuyển-ngày-lên tàu và số lượng bản gốc phải được kiểm tra trước khi phát hành. Một khi bản gốc được in và phát hành, việc sửa đổi trở nên khó khăn hơn.

Phát hành Telex

Telex Release có nghĩa là người gửi hàng đã giao nộp B/L gốc tại nơi xuất phát và người vận chuyển hoặc đại lý được hướng dẫn giải phóng hàng tại nơi đến mà không lấy B/L gốc bằng giấy.

Nhiều hãng vận chuyển hoặc người giao nhận yêu cầu hướng dẫn đầu hàng, ủy quyền phát hành bằng telex hoặc Thư bồi thường từ người gửi hàng.

Phương thức này phổ biến khi người mua đã thanh toán hoặc khi các bên không muốn chờ chuyển phát nhanh chứng từ gốc. Nó có thể tiết kiệm thời gian nhưng cũng làm giảm khả năng kiểm soát hàng hóa sau khi được phép thông quan.

Vận đơn đường biển hoặc B/L chuyển phát nhanh

Vận đơn đường biển là-chứng từ vận tải đường biển không thể thương lượng. Người nhận hàng không cần B/L gốc để nhận hàng. Hàng hóa thường được giải phóng cho người nhận hàng có tên sau khi đáp ứng được các yêu cầu về nhận dạng và địa phương.

Điều này có hiệu quả đối với các công ty liên quan, đối tác{0}}lâu dài hoặc các lô hàng đã giải quyết rủi ro về thanh toán và kiểm soát hàng hóa.

Trường người nhận hàng phải chính xác. Vì việc xuất hàng không được kiểm soát bởi việc trình bày tài liệu gốc nên tên người nhận hàng sai có thể gây ra vấn đề về việc xuất hàng trực tiếp.

Để đặt hàng B/L và thư tín dụng

A To Order B/L thường được sử dụng khi ngân hàng hoặc người bán muốn kiểm soát hàng hóa cho đến khi đáp ứng được các điều kiện thanh toán. Theo Thư tín dụng, ngân hàng có thể chỉ định cách phát hành B/L.

B/L có thể cần phải đáp ứng các yêu cầu chính xác về:

• Lời lẽ của người nhận hàng
• Bên thông báo
• Mô tả hàng hóa
• Tên cổng
• Vận chuyển hàng hóa trả trước hoặc thu thập
• Đã giao hàng-ngày-lên tàu
• Số lượng B/L gốc
• Lời chứng thực

Đây là nơi nhiều nhà xuất khẩu mất thời gian. Hàng hóa có thể ổn, tàu có thể ra khơi đúng giờ nhưng ngân hàng vẫn có thể từ chối chứng từ do không khớp giữa B/L, hóa đơn, phiếu đóng gói, Giấy chứng nhận xuất xứ hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm.

House B/L và Master B/L: Cái nào quan trọng đối với tài liệu của bạn?

Vận đơn chính, hay MBL, thường được hãng vận tải biển phát hành cho người giao nhận vận tải hoặc NVOCC. Vận đơn nội bộ hoặc HBL thường do người giao nhận vận tải hoặc NVOCC cấp cho người gửi hàng hoặc chủ hàng thực tế.

Cả hai đều quan trọng.

MBL và HBL phải khớp với các thông tin cốt lõi của lô hàng như tàu, hành trình, số container, số seal, mô tả hàng hóa, số lượng gói hàng, trọng lượng và lộ trình. Tuy nhiên, trường người gửi hàng và người nhận hàng có thể khác nhau vì MBL có thể hiển thị người giao nhận và đại lý đích, trong khi HBL có thể hiển thị người bán và người mua thực tế.

Đây là điều bình thường trong giao nhận vận tải. Rủi ro xuất hiện khi sự khác biệt không được kiểm soát. Nếu HBL cho biết một đại lý đích và MBL hiển thị một đại lý khác hoặc nếu số lượng kiện hàng khác nhau, chuỗi giải phóng hàng hóa có thể bị đứt tại điểm đến.

Đối với khách hàng sử dụng dịch vụ giao nhận, việc hỏi "Tôi có B/L không?" là chưa đủ. Câu hỏi hay hơn là: "Tôi đang sử dụng HBL, MBL hay cả hai và các chi tiết chính có khớp không?"

Chứng từ vận đơn so với chứng từ thông quan

Chứng từ B/L và chứng từ thông quan chồng lên nhau nhưng chúng không giống nhau.

Các tài liệu được sử dụng trực tiếp để phát hành B/L bao gồm Hướng dẫn Vận chuyển, xác nhận đặt chỗ, chi tiết về người gửi hàng và người nhận hàng, mô tả hàng hóa, số lượng gói hàng, tổng trọng lượng, CBM, số container, số seal, thời hạn vận chuyển và phương thức giải phóng.

Chứng từ thông quan có thể bao gồm hóa đơn thương mại, danh sách đóng gói, tờ khai xuất khẩu, Giấy chứng nhận xuất xứ, giấy phép nhập khẩu, giấy chứng nhận kiểm tra, giấy chứng nhận kiểm dịch, giấy chứng nhận bảo hiểm hoặc hồ sơ bảo mật như ISF cho hàng hóa đến Hoa Kỳ.

Hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói nằm ở giữa. Chúng là các tài liệu thương mại và hải quan, nhưng chúng cũng được sử dụng nhiều để xác minh B/L.

Sự khác biệt này quan trọng. Nếu người nhận hàng hỏi liệu Giấy chứng nhận xuất xứ có cần thiết cho B/L hay không, câu trả lời chính xác hơn thường là: không phải để phát hành B/L, nhưng nó có thể cần thiết cho việc thông quan tại điểm đến, giảm thuế hoặc sự tuân thủ của người mua.

Một quy trình xử lý tài liệu tốt không trộn tất cả các tệp vào một đống. Nó tách biệt việc phát hành B/L, thủ tục hải quan, ngân hàng, bảo hiểm và tuân thủ hàng hóa đặc biệt.

Quy trình phát hành vận đơn diễn ra như thế nào

Quá trình B/L thường tuân theo một trình tự rõ ràng.

Đầu tiên, việc đặt phòng được xác nhận. Điều này cung cấp cho lô hàng một hãng vận chuyển, tàu, hành trình, tuyến đường, số đặt chỗ, cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng và loại container.

Thứ hai, người gửi hàng hoặc người giao nhận nộp Hướng dẫn vận chuyển. Đây là nơi hầu hết các trường B/L được xác định.

Thứ ba, tải dữ liệu được xác nhận. Đối với các lô hàng FCL, thông tin này bao gồm số container, số seal, VGM, tổng trọng lượng và số lượng kiện hàng cuối cùng. VGM có nghĩa là Khối lượng tổng đã được xác minh, trọng lượng được xác nhận của container đóng gói cần thiết trước khi xếp hàng.

Thứ tư, người vận chuyển, NVOCC hoặc người giao nhận phát hành hối phiếu B/L. Bản dự thảo này phải được kiểm tra trước khi phát hành cuối cùng. Người gửi hàng nên so sánh nó với SI, hóa đơn, phiếu đóng gói, xác nhận đặt chỗ và hướng dẫn của người mua.

Thứ năm, B/L cuối cùng được phát hành. Tùy thuộc vào chỉ thị, đây có thể là B/L gốc, B/L được xuất trình với Telex Release hoặc Vận đơn đường biển.

Thời điểm tồi tệ nhất để kiểm tra Vận đơn là sau khi hàng hóa đã cập bến. Đến lúc đó, sai sót đã đến với người vận chuyển, đại lý đích, người môi giới hải quan, người nhận hàng và đôi khi là ngân hàng.

Những Lỗi Thường Gặp Khi Chuẩn Bị Chứng Từ B/L

Hầu hết các vấn đề về B/L đều không phức tạp. Đó là những lỗi cơ bản không được phát hiện sớm.

Những lỗi phổ biến bao gồm:

• Tên người nhận hàng sai hoặc không đầy đủ
• Thiếu bên thông báo
• Mô tả hàng hóa mơ hồ
• Mô tả hàng hóa không khớp với hóa đơn hoặc phiếu đóng gói
• Số lượng gói không đúng
• Tổng trọng lượng hoặc CBM không khớp
• Sai số container hoặc số seal
• Cước vận chuyển trả trước/thu tiền đã nhập không chính xác
• Thiếu thông tin hàng nguy hiểm
• Loại B/L hoặc phương thức phát hành chưa được xác nhận
• Yêu cầu về Thư tín dụng bị bỏ qua
• Dự thảo B/L được phê duyệt quá nhanh

Lấy một ví dụ đơn giản: một lô hàng 2 container x 40HQ xe máy điện từ Thâm Quyến đến Los Angeles. Nếu thông tin về pin lithium bị thiếu trong tài liệu DG hoặc pin, lô hàng có thể bị giữ lại trước khi xếp hàng. Nếu hàng hóa chỉ được mô tả là "xe tay ga", người vận chuyển có thể yêu cầu làm rõ. Nếu hóa đơn, danh sách đóng gói và B/L không khớp nhau, hải quan Hoa Kỳ hoặc người môi giới của người mua có thể đặt ra câu hỏi tại điểm đến.

B/L không phải là nơi bạn che giấu những thông tin hàng hóa không rõ ràng. Đó là nơi thông tin không rõ ràng trở nên rõ ràng.

Ai chuẩn bị và kiểm tra chứng từ cho vận đơn?

Một số bên có liên quan đến B/L nhưng trách nhiệm của họ không giống nhau.

Người gửi hàng sở hữu tính chính xác của thông tin thương mại và hàng hóa. Người vận chuyển phát hành chứng từ vận tải. Người giao nhận vận tải ngồi giữa cả hai bên và phải nắm bắt được các xung đột trước khi chúng trở thành vấn đề về vận chuyển hoặc hải quan.

Đó là nơi người giao nhận tăng thêm giá trị thực. Đặt chỗ chỉ là một phần của công việc. Kiểm soát tài liệu là yếu tố giúp hàng hóa được vận chuyển sau khi tàu khởi hành.

Khi nào bạn nên yêu cầu người giao nhận vận tải xem xét tài liệu B/L?

Một số lô hàng đủ đơn giản để xử lý thông thường. Những nội dung khác cần được xem xét trước khi nộp SI.

Yêu cầu người giao nhận xem xét khi lô hàng liên quan đến:

• Xuất hoặc nhập-lần đầu tiên
• Thư tín dụng thanh toán
• Hàng hóa nguy hiểm, pin, hóa chất hoặc chất lỏng
• Hàng lạnh
• Máy móc hoặc thiết bị có giá trị-cao
• Hợp nhất LCL từ nhiều nhà cung cấp
• Cả HBL và MBL
• Phát hành Telex hoặc Vận đơn đường biển
• Quy định hải quan điểm đến nghiêm ngặt
• Hàng hóa vận chuyển từ Trung Quốc sang thị trường mới

Ví dụ: một lô hàng LCL của nhiều nhà cung cấp từ Nghĩa Ô, Quảng Châu và Ninh Ba đến Dubai có thể bao gồm các thùng carton từ năm nhà máy. Danh sách đóng gói có thể sử dụng các đơn vị khác nhau, tên sản phẩm khác nhau và định dạng trọng lượng khác nhau. Nếu những chi tiết đó không được chuẩn hóa trước khi soạn thảo B/L, chứng từ cuối cùng có thể được ban hành về mặt kỹ thuật nhưng lại lộn xộn về mặt vận hành.

Người chuyển tiếp kiểm tra tệp càng sớm thì càng cần ít chỉnh sửa sau này.

Danh sách kiểm tra cuối cùng trước khi phê duyệt vận đơn

Trước khi phê duyệt dự thảo B/L, hãy kiểm tra từng trường đối với hồ sơ lô hàng.

• Tên người vận chuyển có đúng không?
• Tên người nhận hàng có chính xác không?
• Bên thông báo đã hoàn tất chưa?
• Mô tả hàng hóa có khớp với hóa đơn và phiếu đóng gói không?
• Số lượng gói hàng, tổng trọng lượng và CBM có chính xác không?
• Số container và số seal có đúng không?
• Cảng xếp và cảng dỡ có đúng không?
• Địa điểm giao hàng có chính xác không?
• Tiền cước trả trước hoặc thu tiền có được hiển thị chính xác không?
• Loại B/L có được xác nhận không?
• Phương pháp phát hành có được xác nhận không?
• Các tài liệu DG có đầy đủ không, nếu có?
• Hướng dẫn về nhiệt độ tủ lạnh có đầy đủ không, nếu có?
• Các yêu cầu về bao bì bằng gỗ có được kiểm tra không, nếu có?
• Các yêu cầu về Thư tín dụng có được kiểm tra không, nếu có?
• Người mua hoặc người nhận hàng đã xác nhận hối phiếu chưa, nếu được yêu cầu?

Không phê duyệt hối phiếu B/L chỉ vì tàu sắp khởi hành. Việc phê duyệt vội vàng có thể tốn nhiều thời gian hơn so với việc điều chỉnh ngắn hạn trước khi ban hành lần cuối.

Câu hỏi thường gặp về các tài liệu cần thiết cho vận đơn

Tài liệu quan trọng nhất để phát hành vận đơn là gì?

Chỉ dẫn Vận chuyển là tài liệu quan trọng nhất vì dự thảo Vận đơn thường được chuẩn bị từ đó. Hóa đơn và phiếu đóng gói được sử dụng để xác minh dữ liệu, nhưng SI sẽ thông báo cho người vận chuyển hoặc người giao nhận cách phát hành B/L.

Hóa đơn thương mại có cần thiết cho vận đơn không?

Trong nhiều lô hàng thực tế, người giao nhận sẽ yêu cầu điều đó. Hóa đơn thương mại giúp xác minh mô tả hàng hóa, giá trị, thông tin chi tiết về người mua và người bán, Incoterms và các thông tin liên quan đến-hải quan. Nó không giống như B/L nhưng nó giúp ngăn ngừa lỗi B/L.

Có cần phải có danh sách đóng gói để phát hành Vận đơn không?

Nó được khuyến khích mạnh mẽ và thường được yêu cầu. Danh sách đóng gói xác nhận số lượng, trọng lượng, kích thước, CBM và loại bao bì. Những chi tiết này phải khớp với Vận đơn.

B/L hàng nguy hiểm cần những giấy tờ gì?

Các lô hàng vận chuyển hàng hóa nguy hiểm thường cần có MSDS, Tuyên bố hàng hóa nguy hiểm, số UN, loại IMDG, nhóm đóng gói, điểm chớp cháy nếu có, chi tiết liên hệ khẩn cấp và sự chấp thuận của hãng vận chuyển. Yêu cầu chính xác phụ thuộc vào hàng hóa và người vận chuyển.

Vận đơn sau khi phát hành có thể thay đổi được không?

Có, nhưng những thay đổi có thể yêu cầu phí sửa đổi và phê duyệt của nhà cung cấp dịch vụ. Nếu bản gốc đã được phát hành, quá trình này sẽ trở nên phức tạp hơn. Nếu hàng hóa đã đến nơi, việc chậm trễ có thể ảnh hưởng đến việc thông quan và giải phóng hàng hóa.

Sự khác biệt giữa chứng từ B/L và chứng từ hải quan là gì?

Chứng từ B/L được sử dụng để chuẩn bị và phát hành chứng từ vận tải. Chứng từ hải quan được sử dụng để khai báo xuất khẩu, thông quan nhập khẩu, tính thuế, cấp giấy phép và kiểm soát theo quy định. Hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói thường hỗ trợ cả hai bên, nhưng không nên nhầm lẫn hai loại này.

Tôi có cần thêm tài liệu để phát hành Telex không?

Thường thì có. Người gửi hàng có thể cần cung cấp hướng dẫn từ bỏ, ủy quyền phát hành telex hoặc Thư bồi thường. Người vận chuyển hoặc người giao nhận sẽ xác nhận yêu cầu chính xác trước khi giải phóng hàng mà không cần xuất trình B/L gốc.

suy nghĩ cuối cùng

Các tài liệu cần thiết cho Vận đơn đường biển không chỉ giới hạn ở một mẫu. Một B/L chính xác phụ thuộc vào Hướng dẫn Vận chuyển, chi tiết đặt chỗ, hóa đơn thương mại, danh sách đóng gói, dữ liệu hàng hóa, thông tin về bên, chi tiết container, phương thức xuất xưởng và bất kỳ chứng từ hàng hóa đặc biệt nào.

Mục tiêu thực sự không chỉ là phát hành Vận đơn. Mục tiêu là phát hành vận đơn hỗ trợ thủ tục hải quan suôn sẻ, giải phóng hàng hóa sạch sẽ và-rủi ro bàn giao thấp tại điểm đến.

Công ty TNHH Quản lý chuỗi cung ứng Chiết Giang Wilsonhỗ trợ các chuyến hàng vận tải đường biển từ Trung Quốc trong việc đặt chỗ, xem xét chứng từ, điều phối B/L, kiểm tra chứng từ hải quan và xử lý hàng hóa đặc biệt. Nếu bạn cần trợ giúp kiểm tra chứng từ B/L trước khi giao hàng, nhóm của chúng tôi có thể xem lại hồ sơ và hướng dẫn bước tiếp theo.

Liên hệ với Wilsonđể được hỗ trợ chứng từ vận tải đường biển trước khi lô hàng của bạn di chuyển.