Giải thích về việc tạm giam và giam giữ: Chi phí, nguyên nhân và cách tránh chúng

Trì hoãn và giam giữlà hai trong số những điều phổ biến nhấtphụ phí vận chuyển container. Chúng thường xuất hiện khi một container nằm ở cảng quá lâu, không được đón đúng giờ, không được dỡ hàng đủ nhanh hoặc container rỗng không được trả về trước thời hạn cho phép.

Đối với các nhà nhập khẩu, những khoản phí này không phải là phí hành chính nhỏ. Họ có thể biến giá cước vận chuyển thấp thành một lô hàng đắt tiền.

Sự khác biệt cơ bản rất đơn giản:

Trả chậmthường áp dụng khi container nằm trong cảng, bến, bãi containervượt quá thời gian rảnh cho phép.

giam giữthường áp dụng khi container đã được lấy từ cảng nhưngcontainer rỗng không được trả lạitới kho, bãi được người vận chuyển chỉ định trong thời gian rảnh rỗi cho phép.

Cả hai đều được liên kết với thời gian. Sau khi hết thời gian miễn phí, phí hàng ngày sẽ bắt đầu.

Thời gian rảnh trong vận chuyển container là gì?

Trước khi thảo luận về việc phạt lưu bãi và tạm giam, bạn cần hiểu rõ về thời gian rảnh rỗi.

Trong vận tải container,thời gian rảnhđề cập đến khoảng thời gian được nhà vận chuyển, nhà ga hoặc cảng cho phép trước khi bắt đầu tính phí sử dụng-lưu kho hoặc container. Trong thời gian này, người nhập khẩu có thể hoàn tất thủ tục hải quan, thanh toán phí đích, thu xếp nhận hàng, giao container về kho, dỡ hàng và trả lại container rỗng.

Thời gian rảnh không cố định trong toàn ngành.

Nó phụ thuộc vào:

• hãng tàu
• Cảng hoặc nhà ga
• Nước đến
• Làn đường thương mại
• Loại thùng chứa
• Điều khoản hợp đồng
• Cho dù lô hàng là hàng tiêu chuẩn, hàng lạnh, hàng nguy hiểm, hàng quá khổ hay hàng container đặc biệt

Một sai lầm phổ biến làchỉ so sánh vận tải đường biểnđánh giá và bỏ qua thời gian rảnh. Giá cước rẻ hơn với thời gian rảnh ngắn hơn có thể trở nên đắt hơn nếu hoạt động tại điểm đến không được chuẩn bị tốt.

Số ngày phạt miễn phí

Số ngày phạt miễn phílà số ngày được phép để container ở lại cảng, bến hoặc bãi sau khi đến trước khi bắt đầu quá trình phạt lưu bãi.

Ví dụ: nếu container đến cảng đích và người vận chuyển cho phép 7 ngày miễn phí lưu trú, người nhận hàng cần làm thủ tục hải quan, thanh toán các khoản phí bắt buộc và nhận container trong thời gian đó. Nếu container vẫn còn ở bến sau khi hết thời gian miễn phí, việc lưu bãi có thể bắt đầu.

Ngày giam giữ miễn phí

Những ngày bị giam giữ miễn phílà những ngày người nhận hàng được phép sử dụng container ngoài cảng sau khi nhận hàng.

Khoảng thời gian này bao gồm giao hàng nội địa, dỡ hàng tại kho và trả lại container rỗng. Nếu container rỗng không được trả lại kho, bãi hoặc bến được chỉ định trong thời gian cho phép thì có thể bị áp dụng biện pháp giam giữ.

Kết hợp thời gian rảnh và D&D kết hợp

Một số hãng vận chuyển hoặc tuyến thương mại sử dụngtổng hợp thời gian rảnh, trong đó việc lưu bãi và giam giữ được quản lý trong một khoảng thời gian kết hợp. Những người khác có thể gọi cả hai khoản phí cùng nhau nhưPhí D&D.

Đây là lý do tại sao quy tắc chính xác phải được xác nhận trước khi đặt chỗ.

Đừng cho rằng tiền phạt lưu bãi và tạm giam luôn được tính riêng. Câu trả lời đáng tin cậy duy nhất là bảng giá, báo giá, hợp đồng dịch vụ hoặc xác nhận đặt chỗ của hãng vận chuyển.

Giải thích về Demurrage: Khi nào nó xảy ra?

Trả chậmlà khoản phí có thể được áp dụng khi container vẫn ở trong cảng, bến, bãi container sau khi hết thời gian rảnh cho phép.

Trong thực tế, việc lưu bãi thường có nghĩa là container đã đến nhưng người nhận hàng đã không đưa container ra khỏi bến kịp thời.

Nó có thể xảy ra do thủ tục hải quan bị trì hoãn, chứng từ không đầy đủ, phí điểm đến chưa được thanh toán, người nhận hàng không sắp xếp việc nhận hàng hoặc nhà ga bị tắc nghẽn.

Ví dụ về Demurrage đơn giản

Giả sử một container đến cảng đích vào ngày 8 tháng 4. Hãng vận tải cho phép miễn phí 7 ngày lưu trú. Người nhận hàng phải nhận container trước ngày 15 tháng 4.

Nếu container được nhận vào ngày 20 tháng 4, 5 ngày bổ sung từ ngày 16 tháng 4 đến ngày 20 tháng 4 có thể bị tính phí phạt lưu bãi.

Đây là điểm mấu chốt:

Một container thường không bị phạt lưu bãi chỉ vì nó cập cảng.Việc phạt lưu giữ bắt đầu khi vượt quá thời gian rảnh cho phép.

Các yếu tố kích hoạt Demurrage phổ biến

Demurrage thường xuất phát từ sự chuẩn bị yếu kém trước khi container đến. Nguyên nhân điển hình bao gồm:

• Hồ sơ hải quan không đầy đủ hoặc không chính xác
• Chi tiết vận đơn không khớp với hóa đơn thương mại hoặc phiếu đóng gói
• Phân loại mã HS không rõ ràng
• Tài liệu gốc hoặc bản telex bị trì hoãn
• Thiếu giấy phép nhập khẩu, chứng chỉ hoặc tài liệu tuân thủ
• Phí cảng đích không được thanh toán đúng hạn
• Kiểm tra hải quan giữ container
• Cuộc hẹn đón ở bến cuối không có sẵn
• Cảng tắc nghẽn trì hoãn việc giải phóng container
• Người nhận hàng không sắp xếp vận chuyển sớm

Ví dụ, một lô hàng máy móc có thể đến cảng nhưng nhà nhập khẩu không thể hoàn thành thủ tục hải quan vì mô tả hoá đơn quá chung chung và người làm thủ tục hải quan cần các chứng từ sửa đổi từ nhà cung cấp. Nếu việc điều chỉnh đó mất bốn hoặc năm ngày, container có thể vượt qua ngày trống cuối cùng trước khi nó có thể được nhận.

Việc hoãn lại thường không phải do một thất bại nghiêm trọng gây ra. Nguyên nhân thường do một số chậm trễ nhỏ không được xử lý sớm.

Giải thích về việc giam giữ: Khi nào nó xảy ra?

Lưu giữ là khoản phí có thể được áp dụng sau khi container đã rời cảng nhưng không được trả lại container rỗng trong thời gian lưu giữ miễn phí cho phép.

Điều này khác với việc lưu bãi.

Việc giam giữ không chủ yếu là về không gian cảng. Nó gần giống với phí sử dụng thiết bị-vì container của hãng vận tải đang bị giữ bên ngoài cảng lâu hơn mức cho phép.

Ví dụ giam giữ đơn giản

Giả sử một nhà nhập khẩu lấy một container và giao nó đến nhà máy. Hãng vận chuyển cho phép tạm giam miễn phí 10 ngày. Nhà máy mất 14 ngày để dỡ hàng và trả lại container rỗng.

Thêm 4 ngày có thể bị coi là giam giữ.

Đây là lý do tại sao việc tạm giữ thường xảy ra sau khi nhà nhập khẩu cho rằng “vấn đề về cảng” đã kết thúc. Container đã rời bến nhưng hãng vận chuyển vẫn mong container rỗng sẽ về theo thời hạn cụ thể.

Kích hoạt giam giữ thông thường

Việc giam giữ thường liên quan đến hậu cần nội địa và thực hiện kho hàng. Các nguyên nhân phổ biến bao gồm:

• Việc dỡ hàng tại kho chậm hơn kế hoạch
• Kho không nhận container vào cuối tuần
• Không có xe nâng, chỗ lao động hoặc chỗ dỡ hàng
• Năng lực vận tải bị hạn chế
• Địa chỉ giao hàng xa cảng
• Bến trả lại trống vắng xa xôi
• Kho được chỉ định không nhận container rỗng
• Cuộc hẹn trả lại trống không có sẵn
• Nhà vận chuyển thay đổi địa điểm trả hàng
• Thời tiết, giao thông hoặc hạn chế đường bộ trì hoãn việc quay trở lại

Trường hợp phổ biến là container 40HQ được giao về kho vào chiều thứ Sáu. Cuối tuần kho không dỡ hàng, thứ Hai đã kín chỗ. Đến lúc dỡ container và tài xế xe tải cố gắng trả lại container rỗng thì cuộc hẹn tại kho không còn nữa. Hàng hóa đã được giao nhưng việc giam giữ vẫn xảy ra.

Để kiểm soát việc tạm giữ, việc lập kế hoạch kho hàng cũng quan trọng như việc đón hàng tại cảng.

Lưu giữ so với giam giữ so với lưu trữ: Sự khác biệt chính

Việc lưu giữ và giam giữ thường được thảo luận cùng nhau, nhưng chúng không giống nhau. Lưu kho là một khoản phí liên quan khác mà nhiều nhà nhập khẩu nhầm lẫn với phí lưu bãi.

Ở một số cảng, cả hình thức lưu giữ và lưu bãi đều có thể được áp dụng. Ở các thị trường khác, thuật ngữ có thể được sử dụng khác nhau bởi các nhà vận chuyển, nhà ga hoặc đại lý địa phương.

Cách tiếp cận an toàn nhất là kiểm tra giá cước của hãng vận chuyển, quy tắc đầu cuối và báo giá điểm đến trước khi vận chuyển. Tên trên hóa đơn không quan trọng bằng lý do hoạt động đằng sau khoản phí.

Phí lưu giữ và tạm giam là bao nhiêu?

Việc hoãn và giam giữ thường bị buộc tộimỗi container mỗi ngày.

Tỷ giá rất khác nhau. Một container khô tiêu chuẩn tại một cảng có thể có phí hàng ngày rất khác so với container lạnh, container hàng nguy hiểm hoặc vận chuyển thiết bị đặc biệt tại một cảng khác. Nhà vận chuyển, điểm đến, bến cuối, loại container và các điều khoản hợp đồng đều ảnh hưởng đến chi phí cuối cùng.

Ở nhiều thị trường, phí lưu bãi hoặc tạm giữ có thể dao động từ hàng chục đô la đến vài trăm đô la cho mỗi container mỗi ngày. Một số tài liệu tham khảo thường sử dụng các ví dụ xung quanh75 USD đến 300 USD mỗi container mỗi ngày, nhưng chi phí thực tế phải luôn được kiểm tra theo quy định của hãng vận chuyển và cảng địa phương.

Ví dụ về chi phí: Độ trễ tăng lên như thế nào

Hãy sử dụng một ví dụ đơn giản.

Nếu 12 container bị trì hoãn trong 7 ngày và phí hàng ngày là 150 USD mỗi container thì chi phí bổ sung là:

12 container× 7 ngày× USD 150=12.600 USD

Đó chỉ là một loại phí. Nếu cộng thêm phí lưu kho, thời gian chờ xe tải, phí cắm hàng lạnh, phí kiểm tra hải quan hoặc-phí giao hàng lại thì chi phí cuối cùng có thể tăng thêm.

Đối với nhà nhập khẩu số lượng-cao,D&D không chỉ là một quả phạt đền. Đó là rủi ro về chi phí-.

Giá lũy tiến và rủi ro container đặc biệt

Nhiều nhà cung cấp dịch vụ sử dụng mức giá lũy tiến hoặc theo bậc. Một vài ngày tính phí đầu tiên có thể thấp hơn. Sau một số ngày nhất định, tỷ lệ hàng ngày có thể tăng lên.

Ví dụ:

Đây chỉ là một ví dụ minh họa, nhưng mô hình chung là: thời gian trì hoãn càng lâu thì mỗi ngày càng có thể trở nên đắt đỏ hơn.

Hàng hóa đặc biệt cũng tiềm ẩn rủi ro cao hơn.

Thùng chứa lạnh có thể liên quan đến việc cắm điện và theo dõi nhiệt độ. Hàng hóa nguy hiểm hoặc các lô hàng hóa chất có thể phải đối mặt với các quy định lưu trữ thiết bị đầu cuối chặt chẽ hơn. Hàng hóa quá khổ và các thùng chứa đặc biệt có thể cần cần cẩu, xe moóc-giường thấp, người hộ tống hoặc không gian sân cụ thể. Nếu một thiết bị chưa sẵn sàng, thùng chứa có thể tồn tại lâu hơn dự kiến.

Đối với hàng hóa phức tạp, khoảng thời gian rảnh phải được coi là một phần của kế hoạch hậu cần chứ không phải là việc phải suy nghĩ lại.

Tại sao lại xảy ra phí lưu giữ và giam giữ?

Phí D&D thường xuất phát từ sai sót về thời gian của nhiều bên: nhà cung cấp, người nhận hàng, người giao nhận vận tải, người môi giới hải quan, người vận chuyển, nhà ga, người lái xe tải và kho hàng.

Container có thể bị chậm trễ bởi một bên nhưng chi phí thường xuất hiện trên hóa đơn cuối cùng của nhà nhập khẩu.

Vấn đề về chứng từ và thông quan

Thủ tục hải quan là một trong những nguyên nhân phổ biến nhất dẫn đến việc lưu bãi.

Các vấn đề thường bắt đầu trước khi tàu đến:

• Mô tả hóa đơn thương mại quá mơ hồ
• Số lượng phiếu đóng gói không khớp với vận đơn
• Việc phân loại mã HS đang bị tranh chấp
• Giấy phép nhập khẩu hoặc giấy chứng nhận sản phẩm bị thiếu
• Vận đơn gốc không được phát hành kịp thời
• Việc phát hành Telex bị trì hoãn
• Thông tin người nhận hàng sai
• Đại lý hải quan nhận hồ sơ quá muộn

Ví dụ: các lô hàng hóa chất có thể yêu cầu MSDS, tờ khai hàng hóa nguy hiểm, mô tả sản phẩm phù hợp và tài liệu tuân thủ địa phương. Nếu nhà nhập khẩu bắt đầu kiểm tra những thứ này sau khi đến, container có thể nằm ở cảng trong khi những ngày miễn phí không còn nữa.

Một chuyến hàng tốt không bắt đầu khi tàu đến. Nó bắt đầu khi các tài liệu được kiểm tra trước khi khởi hành.

Các vấn đề về tắc nghẽn cảng và cuộc hẹn tại ga

Ngay cả khi tài liệu chính xác, điều kiện cổng có thể tạo ra sự chậm trễ.

Tắc nghẽn tại bến, thiếu thiết bị, nghỉ lễ, đình công, thời tiết xấu và các vấn đề về hệ thống có thể gây khó khăn cho việc lấy container. Ở một số cảng, tài xế xe tải cần hẹn trước để lấy container. Nếu các khe đã đầy, thùng chứa có thể vẫn còn ở thiết bị đầu cuối ngay cả khi nó đã được giải phóng.

Các nhà nhập khẩu thường đánh giá thấp phần này. Việc thông quan hải quan không tự động có nghĩa là container có thể được lấy ngay trong ngày.

Sự chậm trễ vận chuyển và vận chuyển

Drayage là hoạt động vận chuyển đường bộ khoảng cách-ngắn giữa cảng, nhà kho, đoạn đường ray, bãi container hoặc cơ sở nội địa. Khi việc bốc dỡ không được bố trí sớm, container có thể bỏ lỡ thời điểm lấy hàng.

Các vấn đề thường gặp bao gồm:

• Không có xe tải gần ngày miễn phí cuối cùng
• Tài xế đợi quá lâu ở nhà ga
• Thiếu khung gầm
• Xe tải lỡ hẹn
• Địa chỉ giao hàng yêu cầu quyền truy cập đặc biệt
• Khoảng cách nội địa dài hơn dự kiến
• Hàng nặng yêu cầu loại xe kéo cụ thể

Một hộp đựng gạch, bộ phận máy móc, pin hoặc đồ nội thất có thể trông đơn giản trên giấy. Nhưng nếu tổng trọng lượng cao, tuyến đường bị hạn chế hoặc kho có thời gian nhận hàng hạn chế thì kế hoạch nội địa phải được xác nhận trước khi dỡ container.

Điểm nghẽn dỡ hàng trong kho

Việc giam giữ thường bắt đầu tại nhà kho.

Nhiều nhà kho không được xây dựng phù hợp với thời hạn của container. Họ làm việc dựa trên lịch trình lao động, cửa sổ tiếp nhận, tình trạng sẵn có của xe nâng, ưu tiên sản xuất và quy tắc giao hàng tại địa phương.

Một nhà kho chỉ có thể nhận hai container mỗi ngày. Côngtenơ 40HQ có thể mất nhiều thời gian hơn để dỡ hàng nếu hàng hóa được xếp rời-thay vì xếp vào pallet. Một nhà máy có thể không dỡ hàng vào cuối tuần. Nếu tài xế xe tải không thể rời container đủ lâu hoặc quay lại đúng thời điểm thì lịch trình sẽ bị phá vỡ.

Đây là lý do tại sao kế hoạch giao hàng container nên bao gồm kế hoạch dỡ hàng.

Không chỉ là ngày giao hàng.

Vấn đề trả lại container rỗng

Một container có thể được dỡ xuống đúng thời hạn và vẫn bị giữ lại nếu container rỗng không được xử lý đúng cách.

Điều này xảy ra khi:

• Kho được chỉ định đã đầy
• Kho hàng ngừng nhận hàng trả lại rỗng
• Vị trí quay lại thay đổi
• Người lái xe tải không thể hẹn ngày quay lại
• Trang trả hàng trống cách xa địa chỉ giao hàng
• Người vận chuyển chỉ yêu cầu trả lại kho cụ thể
• Người lái xe tải trả lại thùng hàng sau thời hạn

Các quy tắc trả lại hàng trống rất dễ bị bỏ qua cho đến khi chúng tạo ra khoản phí. Đối với các lô hàng có thời gian rảnh rỗi chặt chẽ, người nhận hàng nên xác nhận địa điểm và thời hạn trả hàng trước khi container rời cảng.

Giao tiếp kém giữa tất cả các bên

Nhiều vấn đề D&D không phải do một bên không làm gì cả. Chúng đến từ sự phối hợp kém.

Nhà cung cấp cho rằng người giao nhận đã gửi chứng từ.

Người nhận hàng cho rằng người môi giới hải quan đã bắt đầu thông quan.

Người lái xe tải đang chờ xác nhận phát hành.

Kho không biết ngày rảnh cuối cùng.

Hãng vận chuyển thay đổi địa điểm trả hàng trống nhưng bản cập nhật không đến tay tài xế xe tải kịp thời.

Đây là lúc một nhà giao nhận vận tải chuyên nghiệp tăng thêm giá trị thực: giữ cho quy trình được kết nối trước khi sự chậm trễ trở thành một khoản phí.

Ai chịu trách nhiệm về phí lưu giữ và giam giữ?

Bên chịu trách nhiệm phụ thuộc vào hợp đồng mua bán, Incoterms, quy định của hãng vận chuyển, thông lệ của cảng địa phương, hợp đồng dịch vụ và lý do thực tế của sự chậm trễ.

Không có câu trả lời duy nhất áp dụng cho mọi lô hàng.

Trách nhiệm của người nhập khẩu hoặc người nhận hàng

Đối với các lô hàng nhập khẩu, việc lưu bãi và tạm giữ thường được chuyển cho nhà nhập khẩu hoặc người nhận hàng vì quy trình-ở nơi đến thường nằm trong tầm kiểm soát của họ.

Điều này bao gồm:

• Thủ tục hải quan nhập khẩu
• Thanh toán phí điểm đến
• Nhận container
• Nhận kho
• Đang dỡ hàng
• Trả lại container rỗng

Nếu nhà nhập khẩu trì hoãn việc nộp chứng từ, thanh toán, nhận hàng, dỡ hàng hoặc trả lại hàng trống, chi phí thường sẽ thuộc về nhà nhập khẩu.

Trách nhiệm của người gửi hàng hoặc nhà xuất khẩu

Người gửi hàng hoặc nhà xuất khẩu có thể gây ra vấn đề nếu chứng từ bên xuất khẩu- sai hoặc không đầy đủ.

Ví dụ bao gồm:

• Thông tin người nhận hàng không chính xác
• Mô tả sản phẩm sai
• Thiếu chứng chỉ
• Phát hành telex bị trì hoãn
• Hóa đơn thương mại không khớp với phiếu đóng gói
• Lỗi vận đơn
• Trọng lượng hàng hóa hoặc số lượng gói hàng không chính xác

Nếu thời gian giao hàng chậm trễ là do lỗi tài liệu của người gửi-gây ra thì trách nhiệm thương mại có thể cần phải được giải quyết giữa người mua và người bán.

Vai trò của người giao nhận vận tải, người môi giới hải quan và người vận chuyển

Người giao nhận vận tải, người môi giới hải quan, người vận chuyển hoặc người lái xe tải không đương nhiên chịu trách nhiệm về phí D&D. Trách nhiệm của họ phụ thuộc vào thỏa thuận dịch vụ và nguyên nhân chậm trễ.

Điều đó nói rằng, chất lượng dịch vụ là vấn đề.

Một người giao nhận yếu chỉ có thể phản ứng sau khi ngày rảnh rỗi cuối cùng đã đến gần. Một người giao nhận vận tải có năng lực sẽ kiểm tra chứng từ, theo dõi ETA, nhắc nhở người nhận hàng, phối hợp với đại lý điểm đến và thúc đẩy việc nhận hoặc trả lại trước khi bắt đầu tính phí.

Tại sao Incoterms và các thỏa thuận bằng văn bản lại quan trọng

Các điều kiện Incoterms như FOB, CIF, CFR, DAP, DDP và EXW ảnh hưởng đến việc phân chia chi phí và trách nhiệm giữa người mua và người bán. Chúng không tự động giải quyết mọi tranh chấp về phạt lưu bãi hoặc tạm giữ, nhưng chúng giúp xác định ai là người kiểm soát từng giai đoạn của lô hàng.

Cách tốt nhất là làm rõ trách nhiệm D&D bằng văn bản trước khi giao hàng.

Điều này bao gồm:

• Ai xử lý thủ tục hải quan điểm đến
• Ai trả phí đích
• Ai sắp xếp việc nhận và giao hàng
• Ai kiểm soát lịch trình kho
• Ai chịu trách nhiệm nếu hồ sơ đến trễ
• Bao gồm bao nhiêu thời gian rảnh
• Liệu thời gian rảnh rỗi có được yêu cầu trước khi đặt phòng hay không

Lời hứa bằng lời nói là sự bảo vệ yếu kém. Các điều khoản bằng văn bản làm giảm tranh chấp.

Làm thế nào để tránh các khoản phí Demurrage và Detention

Tránh D&D không phải là một hành động. Đó là một dòng thời gian.

Quá trình bắt đầu trước khi đặt chỗ và chỉ kết thúc sau khi container rỗng được trả lại.

Trước khi đặt chỗ: Xác nhận thời gian miễn phí và các điều khoản của nhà cung cấp dịch vụ

Đừng so sánh giá cước vận chuyển đường biển mà không kiểm tra thời gian rảnh.

Trước khi đặt phòng, hãy xác nhận:

• Số ngày phạt miễn phí
• Những ngày bị giam giữ miễn phí
• Kết hợp thời gian rảnh nếu có
• Tỷ lệ D&D hàng ngày
• Có áp dụng tỷ lệ lũy tiến hay không
• Quy tắc vị trí trả hàng trống
• Có thời gian rảnh rỗi kéo dài hay không
• Loại hàng hóa có yêu cầu xử lý đặc biệt hay không
• Mọi hạn chế cụ thể về cổng

Giá cước thấp có thể là lựa chọn sai lầm nếu người vận chuyển cung cấp thời gian rảnh ngắn tại một cảng đến khó khăn.

Đối với các nhà nhập khẩu có thủ tục hải quan chậm, giao hàng nội địa hoặc hạn chế dỡ hàng tại kho, thời gian rảnh dài hơn có thể có giá trị hơn so với giá cước vận tải đường biển rẻ hơn một chút.

Trước khi khởi hành: Chuẩn bị và kiểm tra tất cả các tài liệu

Tài liệu phải được kiểm tra trước khi tàu khởi hành chứ không phải sau khi đến nơi.

Các tài liệu chính có thể bao gồm:

• Hoá đơn thương mại
• Danh sách đóng gói
• Vận đơn
• Giấy chứng nhận xuất xứ
• Giấy phép nhập khẩu nếu được yêu cầu
• Tài liệu tuân thủ sản phẩm
• Xác nhận mã HS
• MSDS cho hàng hóa chất
• Chứng từ hàng nguy hiểm, nếu có
• Giấy chứng nhận bảo hiểm, nếu được yêu cầu
• Chi tiết về thuế người nhận hàng hoặc đăng ký nhập khẩu

Mục tiêu rất đơn giản: khi container đến cảng đích, người làm thủ tục hải quan phải biết hàng hóa nào sẽ đến và những giấy tờ cần thiết.

Trước khi đến: Theo dõi ETA, Thông báo đến và Mức độ sẵn sàng của Hải quan

Người nhận hàng phải theo dõi ETA của tàu và chuẩn bị cập bến trước khi tàu cập cảng.

Điều này bao gồm:

• Theo dõi thay đổi ETA
• Nhận được thông báo đến
• Xác nhận phí đích
• Đang chuẩn bị thanh toán
• Bắt đầu làm thủ tục hải quan
• Kiểm tra xem container có được chọn để kiểm tra hay không
• Xác nhận tính khả dụng của thiết bị đầu cuối
• Chuẩn bị kế hoạch đón

Chờ cho đến khi nhận được thông báo hàng đến có thể đã bị trễ đối với các lô hàng-nhạy cảm về mặt thời gian.

Trước khi nhận hàng: Sắp xếp các cuộc hẹn vận chuyển và bến xe

Việc vận chuyển đường bộ nên được sắp xếp trước những ngày rảnh rỗi cuối cùng đang chịu áp lực.

Người giao nhận, người nhận hàng và người lái xe tải cần xác nhận:

• Trạng thái giải phóng vùng chứa
• Cuộc hẹn đón tại ga
• Sẵn có vận tải đường bộ
• Tính sẵn có của khung gầm, nếu có liên quan
• Hạn chế về địa chỉ giao hàng
• Giới hạn trọng lượng
• Loại xe kéo bắt buộc
• Thời gian nhận kho
• Kế hoạch dự phòng nếu việc lấy hàng không thành công

Điều này đặc biệt quan trọng đối với hàng nặng, hàng quá khổ, hàng nguy hiểm hoặc các lô hàng di chuyển đến các địa điểm nội địa xa cảng.

Trước khi giao hàng: Lập lịch trình kho linh hoạt

Nếu container đến kho nhưng không thể dỡ hàng thì nguy cơ bị giữ hàng sẽ bắt đầu.

Nhà nhập khẩu nên kiểm tra:

• Cuối tuần kho có nhận container được không?
• Có thể kéo dài thời gian dỡ hàng?
• Xe nâng có sẵn không?
• Có đủ lao động theo lịch trình không?
• Hàng hóa có được xếp chồng lên nhau hay-được xếp rời không?
• Kho có thể dỡ bao nhiêu container mỗi ngày?
• Người lái xe tải có được thả container và quay lại sau không?
• Có cần lưu trữ tạm thời nếu kho đã đầy không?

Kho không thể dỡ hàng đúng thời hạn có thể làm mất đi lợi ích của việc thông quan nhanh chóng.

Trước khi trả hàng trống: Xác nhận kho hàng, thời hạn và bằng chứng trả hàng

Sau khi dỡ hàng, công việc vẫn chưa kết thúc.

Thùng rỗng phải được trả lại theo hướng dẫn của hãng vận chuyển. Trước khi tài xế xe tải di chuyển container rỗng, hãy xác nhận:

• Kho trả lại được chỉ định
• Thời hạn hoàn trả trống
• Giờ mở cửa kho
• Yêu cầu trả lại cuộc hẹn
• Kho có tiếp nhận container rỗng không
• Mọi cập nhật của nhà cung cấp dịch vụ về vị trí trả hàng
• Bằng chứng hoàn trả sau khi hoàn thành

Giữ lại biên lai trả lại hoặc hồ sơ trao đổi trống. Nếu hóa đơn tạm giữ được cấp không chính xác, bằng chứng trả lại có thể giúp tranh chấp cáo buộc.

Nếu sự chậm trễ đã xảy ra: Hỏi về việc gia hạn hoặc miễn trừ

Nếu sự chậm trễ đã xảy ra, hãy hành động nhanh chóng.

Tùy thuộc vào nguyên nhân, người giao nhận của bạn có thể kiểm tra xem liệu một trong các tùy chọn sau có khả thi hay không:

• Gia hạn thời gian rảnh
• Miễn phạt tiền phạt
• Miễn giam giữ
• Kho trả hàng trống thay thế
• Lưu trữ tạm thời gần cảng
• Vận chuyển ưu tiên
• Phân chia giao hàng cho nhiều container

Thành công không bao giờ được đảm bảo. Các nhà vận chuyển và nhà ga xem xét nguyên nhân, thời gian, tài liệu và chính sách địa phương. Nhưng việc liên lạc sớm mang lại cho bạn cơ hội tốt hơn là đợi cho đến khi hóa đơn đến.

Wilson giúp giảm thiểu nguy cơ bị tạm giam và giam giữ như thế nào

Chiết Giang Wilson Supply Chain Management Co., Ltd. là một công ty giao nhận vận tải toàn cầu có trụ sở tại Trung Quốc, với các dịch vụ bao gồm giao nhận vận tải quốc tế, quản lý chuỗi cung ứng, hậu cần hóa chất, hàng hóa quá khổ và vận chuyển container đặc biệt.

Đối với các nhà nhập khẩu tìm nguồn cung ứng từ Trung Quốc, nhiều vấn đề D&D bắt đầu trước khi hàng hóa đến cảng đích. Tài liệu không chính xác, hướng dẫn người nhận hàng không rõ ràng, việc bàn giao kém giữa nhà cung cấp và người mua hoặc việc lập kế hoạch điểm đến yếu kém có thể tạo ra sự chậm trễ có thể tránh được.

Wilson giúp khách hàng kiểm soát những rủi ro này ngay từ khâu lập kế hoạch vận chuyển.

Lên kế hoạch về thời gian và lộ trình rảnh rỗi trước khi giao hàng

Wilson có thể giúp đánh giá tuyến đường vận chuyển, lựa chọn hãng vận chuyển, điều khoản thời gian miễn phí, điều kiện cảng đích và yêu cầu hàng hóa trước khi đặt chỗ.

Điều này quan trọng bởi vìGiá cước vận tải biển thấp nhất không phải lúc nào cũng là tổng chi phí logistics thấp nhất.

Đối với hàng hóa có thể cần thêm thời gian thông quan, xử lý đặc biệt hoặc dỡ hàng tại kho lâu hơn, việc sắp xếp thời gian rảnh phù hợp có thể giảm thiểu rủi ro trước khi lô hàng rời Trung Quốc.

Rà soát tài liệu và phối hợp hải quan

Wilson có thể hỗ trợ kiểm tra các giấy tờ hải quan và vận chuyển quan trọng trước khi khởi hành.

Điều này bao gồm việc xem xét thông tin vận đơn, hóa đơn thương mại, danh sách đóng gói, mô tả hàng hóa, chi tiết liên quan đến Mã HS{0}}và các chứng từ hàng hóa đặc biệt nếu cần.

Đối với các lô hàng hóa chất, hàng siêu trường, container đặc biệt, việc chuẩn bị hồ sơ không phải là một chi tiết nhỏ. Nó ảnh hưởng trực tiếpthủ tục hải quan, phát hành cổng và thời gian đón.

Theo dõi lô hàng và điều phối cảng đích

Wilson hỗ trợ theo dõi lô hàng và điều phối điểm đến, giúp khách hàng theo dõi các thay đổi của ETA, thông báo hàng đến, tình trạng hải quan, sắp xếp vận tải, kế hoạch giao hàng tại kho và trả lại container rỗng.

Mục tiêu không chỉ là di chuyển hàng hóa. Mục tiêu là giữ cho container di chuyển trước khi hết thời gian rảnh.

Hỗ trợ thiết thực cho hàng hóa phức tạp

Hàng hóa phức tạp cần lập kế hoạch sớm hơn.

Các lô hàng hóa chất có thể cần thêm tài liệu tuân thủ. Hàng hóa quá khổ có thể yêu cầu xe kéo, cần cẩu, giấy phép hoặc bố trí sân bãi đặc biệt. Các thùng chứa đặc biệt có thể có cửa sổ xử lý chặt chẽ hơn và hạn chế về thiết bị.

Nếu những chi tiết này không được xác nhận trước khi đến, container có thể đợi ở cảng trong khi nhà nhập khẩu cố gắng giải quyết những vấn đề lẽ ra phải được giải quyết trước đó.

Vai trò của Wilson là kết nối việc lập kế hoạch, tài liệu, định tuyến và thực hiện thành một kế hoạch hậu cần khả thi.

Danh sách kiểm tra việc lưu giữ và tạm giữ trước khi container của bạn đến

Hãy sử dụng danh sách kiểm tra này trước chuyến hàng nhập khẩu tiếp theo của bạn.

Danh sách kiểm tra trước khi đặt phòng

• Bạn đã xác nhận ngày miễn phí phạt lưu trú chưa?
• Bạn đã xác nhận ngày giam giữ miễn phí?
• Thời gian rảnh là riêng biệt hay kết hợp?
• Bạn đã kiểm tra tỷ lệ D&D hàng ngày chưa?
• Tỷ lệ lũy tiến có được áp dụng sau vài ngày không?
• Có thể yêu cầu kéo dài thời gian rảnh được không?
• Là hàng tiêu chuẩn, hàng lạnh, hàng nguy hiểm, hàng quá khổ hay container đặc biệt?
• Cảng đích có được biết đến là nơi tắc nghẽn hoặc có quy định đón hàng nghiêm ngặt không?
• Bạn có biết địa điểm trả container rỗng không?

Danh sách kiểm tra trước khi đến

• Bạn đã theo dõi ETA mới nhất chưa?
• Thông báo đến đã được nhận chưa?
• Phí đích đã sẵn sàng để thanh toán chưa?
• Đại lý hải quan đã nhận được đầy đủ chứng từ chưa?
• Các chi tiết hóa đơn, danh sách đóng gói và vận đơn có nhất quán không?
• Thùng chứa có được chọn để kiểm tra không?
• Có cần hẹn đón ở bến cuối không?
• Việc vận chuyển đã được sắp xếp chưa?
• Kho đã sẵn sàng nhận container chưa?

Danh sách kiểm tra sau khi nhận hàng

• Container đã về kho đúng lịch chưa?
• Kho có được dỡ hàng trong thời gian tạm giữ miễn phí không?
• Chỗ làm việc, xe nâng và dỡ hàng đã sẵn sàng chưa?
• Thời hạn hoàn trả trống đã được xác nhận chưa?
• Kho được chỉ định có tiếp nhận container rỗng không?
• Người lái xe tải có cần một cuộc hẹn trả lại trống không?
• Bằng chứng về việc trả lại sản phẩm nào đã được lưu chưa?

Danh sách kiểm tra này sẽ không loại bỏ mọi rủi ro nhưng nó ngăn ngừa những sai lầm phổ biến nhất có thể tránh được.

Phần kết luận

Việc lưu bãi và giam giữ không phải là hình phạt vận chuyển ngẫu nhiên. Chúng thường xuất hiện khi thời gian, chứng từ, thủ tục hải quan, vận tải đường bộ, dỡ hàng tại kho hoặc trả lại container rỗng không được quản lý sớm.

Cách tốt nhất để giảm các khoản phí này là kiểm soát lô hàng trước khi ngày miễn phí cuối cùng đến.

Công ty TNHH Quản lý chuỗi cung ứng Chiết Giang Wilson[3] . giúp các nhà nhập khẩu quản lý vận tải đường biển, chứng từ vận chuyển, điều phối hải quan, theo dõi lô hàng, sắp xếp vận tải đường bộ và lập kế hoạch hậu cần điểm đến từ Trung Quốc đến thị trường toàn cầu. Nếu bạn muốn giảm chi phí vận chuyển bất ngờ và giữ cho container của mình di chuyển đúng tiến độ, hãy liên hệ với Wilson để xây dựng kế hoạch hậu cần an toàn và hiệu quả hơn cho lô hàng tiếp theo của bạn.

Câu hỏi thường gặp

Sự khác biệt giữa demurrage và giam giữ là gì?

Việc lưu bãi thường xảy ra khi container ở lại trong cảng, bến, bãi quá thời gian rảnh. Việc tạm giữ thường xảy ra khi container đã được lấy nhưng container rỗng không được trả lại trong thời gian rảnh cho phép.

Tiền phạt lưu bãi chủ yếu liên quan đến thời gian dừng tại cảng hoặc bến cuối. Việc giam giữ chủ yếu liên quan đến việc sử dụng container ngoài cảng.

Việc lưu bãi và giam giữ có giống như phí lưu kho không?

Không. Phí lưu kho thường đề cập đến chi phí chiếm chỗ tại bến, cảng, bãi hoặc nhà kho. Việc lưu bãi và lưu bãi đôi khi có thể xuất hiện cùng nhau, tùy thuộc vào quy định địa phương và thông lệ thanh toán.

Luôn kiểm tra giá cước của hãng vận chuyển và các quy định về cảng đến.

Thời gian rảnh kết hợp là gì?

Thời gian rảnh kết hợp có nghĩa là việc phạt lưu trú và tạm giam được quản lý theo một khoảng thời gian miễn phí chung thay vì hai khoảng thời gian riêng biệt.

Ví dụ: một hãng vận tải có thể cho phép tổng số ngày miễn phí bao gồm cả thời gian lưu trú tại cảng và sử dụng container bên ngoài. Quy tắc chính xác phụ thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ và hợp đồng.

Ai trả phí lưu bãi và giam giữ?

Bên thanh toán phụ thuộc vào hợp đồng mua bán, Incoterms, điều khoản của nhà vận chuyển và nguyên nhân thực tế của sự chậm trễ. Trong nhiều lô hàng nhập khẩu, người nhận hàng hoặc nhà nhập khẩu thanh toán-D&D cho bên đích vì họ kiểm soát việc thông quan, nhận hàng, dỡ hàng và trả lại hàng rỗng.

Nếu sự chậm trễ xảy ra do lỗi tài liệu từ phía người gửi- thì người mua và người bán có thể cần phải giải quyết trách nhiệm dựa trên thỏa thuận của họ.

Có thể thương lượng phí phạt lưu bãi và giam giữ được không?

Thỉnh thoảng. Thời gian rảnh rỗi thường có thể được thảo luận trước khi đặt chỗ, đặc biệt đối với các lô hàng lớn hơn, hàng dự án, khách hàng-dài hạn hoặc các điểm đến khó khăn.

Sau khi các khoản phí xảy ra, việc đàm phán sẽ khó khăn hơn. Đó là lý do tại sao thời gian rảnh cần được xác nhận trước khi giao hàng.

Có thể miễn phí phạt lưu bãi hoặc giam giữ không?

Có thể có sự từ bỏ trong một số trường hợp, chẳng hạn như sự chậm trễ liên quan đến-nhà vận chuyển, sự cố ở bến cuối, gián đoạn thời tiết, lỗi hệ thống hoặc các nguyên nhân được ghi chép khác nằm ngoài tầm kiểm soát của người nhận hàng. Sự chấp thuận phụ thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ, thiết bị đầu cuối và bằng chứng được cung cấp.

Đừng dựa vào việc phê duyệt miễn trừ như một chiến lược kiểm soát chi phí. Phòng ngừa là an toàn hơn.

Nhà nhập khẩu thường nhận được bao nhiêu ngày miễn phí?

Không có số phổ quát. Nhiều lô hàng có thể nhận được vài ngày miễn phí, nhưng khoảng thời gian chính xác tùy thuộc vào hãng vận chuyển, cảng, tuyến đường, loại container, quy định địa phương và điều khoản hợp đồng.

Hàng lạnh, hàng nguy hiểm và container đặc biệt có thể có những quy định chặt chẽ hơn.

Tại sao phí lưu giữ lại xảy ra sau khi hàng hóa đã rời cảng?

Vì container vẫn thuộc quyền sở hữu của người vận chuyển. Sau khi hàng được giao, container rỗng phải được trả lại trong thời hạn lưu giữ miễn phí cho phép. Nếu kho dỡ hàng chậm, tài xế xe tải không trả lại thùng hàng hoặc kho không nhận hàng trả lại rỗng thì có thể xảy ra tình trạng bị giữ hàng.

Giá cước vận chuyển đường biển rẻ nhất có luôn là tổng chi phí thấp nhất không?

KHÔNG.

Báo giá cước vận chuyển đường biển giá rẻ có thể trở nên đắt đỏ nếu thời gian rảnh ngắn, cảng đích bị tắc nghẽn, hãng vận chuyển có quy định hoàn trả nghiêm ngặt hoặc nhà nhập khẩu cần thêm thời gian để thông quan và dỡ hàng.

Sự so sánh tốt hơn là chi phí trên đất liền, không chỉ vận tải đường biển.

Làm thế nào một người giao nhận vận tải có thể giúp tránh bị phạt lưu bãi và bị giam giữ?

Người giao nhận hàng hóa có thể trợ giúp bằng cách kiểm tra thời gian rảnh trước khi đặt chỗ, xem xét chứng từ trước khi khởi hành, theo dõi ETA, điều phối thủ tục hải quan, sắp xếp vận chuyển, nhắc nhở người nhận hàng về những ngày rảnh rỗi cuối cùng và xác nhận trả lại container rỗng.

Người giao nhận không thể loại bỏ mọi rủi ro, nhưng sự phối hợp chặt chẽ sẽ làm giảm sự chậm trễ có thể tránh được.