Cách thức hoạt động của giao nhận vận tải quốc tế: Hướng dẫn từng bước

Đối với các nhà nhập khẩu, thương nhân và người mua B2B ở nước ngoài tìm nguồn cung ứng hàng hóa, thiết bị và sản phẩm công nghiệp từ Trung Quốc,quy trình giao nhận vận tải quốc tếliên quan đến một chuỗi các quyết định được sắp xếp chặt chẽ từ nhà máy đến kho đích. Người giao nhận vận tải là kiến trúc sư của chuỗi đó - điều phối các hãng vận tải, hải quan, chứng từ, lưu kho và giao hàng chặng cuối để hàng hóa qua biên giới một cách tuân thủ, tiết kiệm chi phí và đúng thời gian.

Hướng dẫn này giải thíchgiao nhận vận tải quốc tế hoạt động như thế nàotừng bước một, từ yêu cầu vận chuyển hàng hóa ban đầu và đặt chỗ hãng vận chuyển đến thủ tục hải quan, vận chuyển quốc tế, theo dõi lô hàng và giao hàng cuối cùng. Nó cũng nêu bật các chi tiết thực tế quan trọng khi quản lý quy trình vận chuyển quốc tế từ Trung Quốc đến các thị trường toàn cầu.

How International Freight Forwarding Works: Step-by-Step

Một người giao nhận hàng hóalà trung gian giữa người gửi hàng (người bán hoặc người xuất khẩu) và người vận chuyển (hãng tàu, hãng hàng không, nhà điều hành đường sắt hoặc công ty vận tải đường bộ). Thay vì vận chuyển hàng hóa bằng tàu của mình, người giao nhậnkhông gian sổ sách, chuẩn bị tài liệu, sắp xếp thủ tục hải quan và điều phối mọi hoạt động bàn giaodọc theo tuyến đường. Hãy coi người giao nhận như người quản lý dự án cho hàng hóa của bạn: một bên chịu trách nhiệm điều phối nhiều nhà cung cấp dịch vụ để bạn không cần phải làm vậy.

Đối với người mua B2B mua hàng từ Trung Quốc, một nhà giao nhận có năng lực sẽ tăng thêm giá trị ngoài việc đặt hàng. Người giao nhận chọn phương thức vận chuyển và lộ trình phù hợp, đảm bảo tuân thủ xuất nhập khẩu ở cả hai đầu, quản lý nghĩa vụ Incoterms, thu xếp bảo hiểm hàng hóa, theo dõi các lô hàng đang vận chuyển và khắc phục sự cố gián đoạn - từ tắc nghẽn cảng đến lưu giữ hải quan cho đến thay đổi lịch trình.

Dưới đây là quy trình làm việc từ đầu đến cuối mà một nhà giao nhận chuyên nghiệp tuân theo đối với một lô hàng quốc tế thông thường. Mặc dù các chi tiết cụ thể khác nhau tùy theo phương thức vận tải và tuyến đường thương mại nhưng trình tự logic vẫn nhất quán.

Quá trình bắt đầu khi khách hàng gửi yêu cầu vận chuyển hàng hóa. Để chuẩn bị chính xácbáo giá cước vận chuyển, người giao nhận cần các thông tin chi tiết chính: tên hàng hóa, tổng trọng lượng và kích thước, loại bao bì, cảng xếp hàng, cảng đến, ngày khởi hành hoặc chuyến bay mong muốn và điều khoản Incoterms hiện hành. Vìvận tải đường biển, người giao nhận cũng xác nhận lô hàng có được chuyển đi nhưFCL (Tải nguyên container)- một người gửi hàng chiếm toàn bộ container - hoặcLCL (Ít hơn tải container), nơi hàng hóa của nhiều chủ hàng được gộp vào một container chung.

Với thông tin này, người giao nhận kiểm tra mức giá hiện tại của hãng vận chuyển, lịch trình chuyến đi hoặc chuyến bay và các khoản phụ phí, sau đó đưa ra báo giá toàn diện bao gồm cước vận chuyển cơ bản, phí xuất xứ, phí điểm đến và bất kỳ dịch vụ tùy chọn nào như bảo hiểm hoặc giao hàng tận nơi.

Sau khi khách hàng chấp nhận báo giá, người giao nhận sẽ hoàn thànhđặt vé hãng vận chuyển- với một hãng tàu vận tải đường biển, một hãng hàng không chovận tải hàng không, hoặc sự kết hợp của các nhà khai thác vận tải đa phương thức. Việc đặt chỗ xác nhận tên tàu, số chuyến đi, thời gian khởi hành dự kiến (ETD), thiết bị container (đối với FCL) và thời hạn quan trọng được gọi làsự cắt đứt: thời gian muộn nhất hàng hóa phải được giao đến bến hoặc kho trước khi khởi hành.

Đối với vận tải đường biển bằng container, người giao nhận còn thu xếp việc lấy container. Người lái xe vận tải thu thập một container rỗng từ kho được chỉ định bằng Biên nhận trao đổi thiết bị (EIR), sau đó chuyển đến nhà máy hoặc nhà kho để bốc hàng.

Hàng hóa được xếp vào container tại nhà máy (gọi là "xếp hàng tại nhà máy" hoặc "đóng hàng tại cửa") hoặc giao đến kho của người giao nhận để gom hàng (LCL) hoặc đóng hàng. Đóng gói và cố định đúng cách là điều cần thiết để tránh bị dịch chuyển, hư hỏng do hơi ẩm hoặc hư hỏng thùng chứa trong quá trình vận chuyển.

Đối với container xuất khẩu, người giao nhận còn phải nộp thêmTổng khối lượng đã được xác minh (VGM)tới hãng tàu trước khi ngừng hoạt động. Theo Công ước quốc tế về an toàn sinh mạng trên biển (SOLAS), mọi container xuất khẩu được đóng gói phải được xác minh và khai báo tổng trọng lượng trước khi chất lên tàu. VGM có thể được xác định bằng cách cân toàn bộ container đã đóng gói hoặc bằng cách tính tổng trọng lượng bì của container và trọng lượng của tất cả hàng hóa và vật liệu đóng gói. Nếu VGM không được khai báo hoặc vượt quá tải trọng tối đa của container thì hãng vận chuyển sẽ từ chối xếp container.

Trước khi hàng hóa rời khỏi nước xuất xứ, nó phải hoàn thànhthủ tục hải quan xuất khẩu. Người giao nhận - hoặc đại lý hải quan làm việc thay mặt cho người giao nhận - lập và nộp tờ khai xuất khẩu thông quaCơ chế một cửa hải quan. cácgói tài liệuthường bao gồm hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, hợp đồng mua bán và giấy ủy quyền hải quan. Đối với một số mặt hàng nhất định, có thể cần có các giấy chứng nhận bổ sung: giấy phép xuất khẩu đối với hàng hóa bị kiểm soát, giấy chứng nhận kiểm tra hàng hóa đối với hàng hóa chịu sự kiểm tra theo luật định và bản khai báo hàng hóa nguy hiểm kèm theo Bảng dữ liệu an toàn vật liệu (MSDS) đối với hàng hóa nguy hiểm.

Sau khi hải quan xem xét và chấp nhận tờ khai, hàng hóa sẽ được giải phóng để xuất khẩu. Sau đó, container đã chất hàng sẽ được chuyển đến bến, nơi nó đi qua quy trình vào cổng của cảng và được xếp chồng lên tàu để xếp hàng.

Sau khi container được xếp lên tàu (hoặc hàng hóa được giao cho hãng hàng không để vận chuyển bằng đường hàng không), người vận chuyển sẽ cấpVận đơn (B/L)đối với vận tải đường biển hoặcVận đơn hàng không (AWB)cho vận tải hàng không. Vận đơn có ba chức năng pháp lý: đó là biên nhận hàng hóa mà người vận chuyển đã nhận, bằng chứng về hợp đồng vận chuyển và - trong trường hợp B/L có thể thương lượng (đặt hàng) - là chứng từ sở hữu trao quyền yêu cầu hàng hóa tại nơi đến.

Người giao nhận xem xét độ chính xác của dự thảo B/L - người gửi hàng, người nhận hàng, bên thông báo, mô tả hàng hóa, số container và số seal - và xác nhận với khách hàng trước khi người vận chuyển phát hành chứng từ cuối cùng. Khách hàng có thể chọn giữa B/L gốc (gửi qua đường bưu điện), phát hành qua telex (phát hành điện tử, không cần bản gốc) hoặc Vận đơn đường biển (không thể thương lượng, nhanh nhất cho các đối tác thương mại đáng tin cậy).

Trong khi hàng hóa đang trên đường vận chuyển, người giao nhận quản lýtheo dõi lô hàngthông qua hệ thống vận chuyển và nền tảng theo dõi tàu. Người giao nhận cung cấp cho khách hàng thông tin cập nhật thường xuyên về trạng thái - tàu khởi hành, chuyển tải tại các cảng trung gian và thời gian đến dự kiến (ETA) tại cảng đích.

Nếu có sự gián đoạn phát sinh - trượt lịch trình, tắc nghẽn cảng, định tuyến lại - người giao nhận sẽ chủ động liên lạc và làm việc với người vận chuyển để giảm thiểu tác động. Đối với hàng hóa nhạy cảm về thời gian, người giao nhận có thể chủ động sắp xếp các tuyến đường thay thế hoặc kết nối nhanh.

Khi hàng hóa đến cảng hoặc sân bay đích, nó sẽ đi vàothủ tục hải quan nhập khẩugiai đoạn. Đại lý đích - đối tác của người giao nhận tại cảng dỡ hàng - sắp xếp để người nhận hàng đổi Vận đơn lấy Lệnh giao hàng (D/O), chứng từ cho phép người nhận hàng nhận hàng từ bến.

Thủ tục hải quan nhập khẩu bao gồm việc nộp hóa đơn thương mại, danh sách đóng gói, Vận đơn hoặc Vận đơn hàng không, giấy chứng nhận xuất xứ (nếu có) và mọi tài liệu tuân thủ dành riêng cho sản phẩm (chẳng hạn như chứng nhận CE cho thiết bị điện tử vào EU). Người nhận hàng hoặc người môi giới của họ phải trả thuế nhập khẩu hiện hành, thuế giá trị gia tăng (VAT) và bất kỳ khoản thuế nào khác. Sau khi hải quan được đáp ứng, hàng hóa sẽ được giải phóng và sẵn sàng để nhận hoặc giao tiếp.

Sau khi thông quan, người giao nhận thu xếp chặng cuối của hành trình. Đối với các lô hàng FCL, xe tải chở container đến kho hoặc nhà máy của người nhận hàng để dỡ hàng, sau đó container rỗng được đưa trở lại kho được chỉ định. Đối với các lô hàng LCL, container hợp nhất được đưa đến kho tách rời, nơi các lô hàng riêng lẻ được tách riêng và sẵn sàng để nhận hoặc gửi đến địa chỉ của người nhận hàng.

Vìgiao nhận vận chuyển hàng hóa từ cửa đến cửavà các lô hàng DDP, người giao nhận quản lý toàn bộ chuỗi giao hàng đến tận cửa của người nhận hàng - bao gồm sắp xếp vận tải đường bộ địa phương, điều phối các cuộc hẹn giao hàng và xử lý mọi nhu cầu lưu kho hoặc phân phối tại điểm đến.

Khi giao hàng, người nhận hàng kiểm tra hàng hóa - xác minh số lượng, kiểm tra xem có hư hỏng gì không - và ký nhận. Bằng chứng giao hàng đã ký sẽ đóng vòng lặp hoạt động. Sau đó, người giao nhận sẽ đối chiếu tất cả các khoản phí, xuất hóa đơn cuối cùng và giải quyết các tài khoản với khách hàng. Tất cả hồ sơ vận chuyển - B/L, tờ khai hải quan, biên lai giao hàng - đều được lưu trữ để tham khảo, kiểm tra trong tương lai và mọi khiếu nại sau giao hàng.

info-1672-941

Lựa chọn phương thức vận chuyển tối ưu là một trong những quyết định quan trọng nhất trong quá trình giao nhận. Sự lựa chọn phụ thuộc vào sự cân bằng giữa chi phí, tốc độ, đặc điểm hàng hóa và mức độ khẩn cấp của thời hạn giao hàng.

Cách thức	Thời gian vận chuyển điển hình (Trung Quốc đến các thị trường lớn)	Phù hợp nhất cho
Vận tải đường biển (FCL)	20–40 ngày	Các lô hàng có khối lượng lớn, hàng nặng hoặc cồng kềnh, hàng hóa nhạy cảm về chi phí
Vận tải đường biển (LCL)	25–45 ngày	Các lô hàng vừa và nhỏ không đóng đầy container
Vận tải hàng không	3–7 ngày	Hàng hóa có giá trị cao, nhạy cảm với thời gian hoặc dễ hư hỏng
Đa phương thức (Đường biển + Đường sắt + Xe tải)	15–25 ngày	Điểm đến nội địa, cân bằng chi phí-tốc độ, tuyến đường sắt Trung Quốc – Châu Âu

Thời gian vận chuyển là phạm vi biểu thị và thay đổi tùy theo cặp điểm đi-điểm đến cụ thể, lịch trình của hãng vận chuyển và điều kiện theo mùa.

DướiQuy tắc Incoterms® 2020do Phòng Thương mại Quốc tế (ICC) xuất bản,DDP (Giao hàng đã nộp thuế)đặt nghĩa vụ tối đa lên người bán. Người bán chịu trách nhiệm về toàn bộ chuỗi hậu cần - thông quan xuất khẩu, vận chuyển quốc tế, thông quan nhập khẩu, thanh toán tất cả các loại thuế và thuế nhập khẩu (bao gồm thuế hải quan, VAT và thuế tiêu thụ đặc biệt) và giao hàng cuối cùng đến địa điểm đến chỉ định. Rủi ro không được chuyển sang người mua cho đến khi hàng hóa được đặt dưới sự định đoạt của người mua tại điểm đến, sẵn sàng để dỡ hàng.

Đối với người mua ở nước ngoài, DDP là thỏa thuận đơn giản nhất: một mức giá, một bên chịu trách nhiệm vận chuyển tận nhà. Đối với người bán hoặc người giao nhận của họ, điều này đòi hỏi khả năng hoàn thiện - từ nhà máy xuất phát đến kho đích.

DDP đặc biệt có giá trị khi người mua chưa quen với các quy định nhập khẩu của nước đến, khi người mua muốn có chi phí cập bến có thể dự đoán được hoặc khi người bán muốn đưa ra mức giá "tổng cộng" cạnh tranh để giành được hợp đồng kinh doanh. Tuy nhiên, DDP yêu cầu người bán (hoặc người giao nhận của họ) phải có khả năng giải quyết thủ tục thông quan nhập khẩu tại quốc gia đến - bao gồm cả việc xin bất kỳ giấy phép nhập khẩu cần thiết nào. Nếu người bán không thể trực tiếp hoặc gián tiếp xin được giấy phép nhập khẩu thì không nên sử dụng DDP.

Tại Công ty TNHH Quản lý chuỗi cung ứng Chiết Giang Wilson, DDP và vận chuyển tận nơi là một phần trong dịch vụ chuỗi cung ứng trọn gói của chúng tôi dành cho khách hàng B2B. Tùy theo phạm vi của từng lô hàng, chúng tôi có thể điều phối việc đón nhà cung cấp, thông quan xuất khẩu, vận chuyển quốc tế, hỗ trợ thông quan điểm đến, lưu kho và giao hàng cuối cùng thông qua một kế hoạch hậu cần.

Không phải mọi lô hàng đều được xếp gọn vào container 20 feet hoặc 40 feet tiêu chuẩn. Một người giao nhận có kinh nghiệm sâu sắc về hàng hóa phức tạp có thể xử lý các lô hàng yêu cầu thiết bị, giấy phép và quy trình xử lý đặc biệt:

Dịch vụ cuộn/cuộn (RoRo)hoặc container dạng phẳng dành cho xe cộ, máy xúc, cần cẩu và các thiết bị công nghiệp cỡ lớn. Bao gồm việc đảm bảo an toàn, giằng và tuân thủ kiểm tra xuất khẩu.

Bao bì tuân thủ mã IMDG, Tài liệu MSDS, tờ khai hàng nguy hiểm và đặt chỗ được hãng vận chuyển phê duyệt đối với vật liệu nguy hiểm Loại 1–9.

Công-ten-nơ mui trần và giá phẳng, tàu chở hàng rời, khảo sát tuyến đường và lập kế hoạch nâng hạng nặng cho hàng hóa quá khổ vượt quá kích thước công-ten-nơ tiêu chuẩn.

Thùng chứa lạnh có chức năng quản lý và giám sát nhiệt độ điểm đặt cho thực phẩm, dược phẩm và các mặt hàng dễ hư hỏng khác cần có dây chuyền lạnh được kiểm soát.

info-1672-941

Đối với người mua nước ngoài tìm nguồn cung ứng từ Trung Quốc, hợp tác với mộtngười giao nhận hàng hóa ở Trung Quốcmang lại những lợi thế khác biệt. Giao nhận địa phương có mối quan hệ trực tiếp với các hãng tàu, hãng hàng không, đường sắt, đội tàu vận tải nội địa; có thể phản ứng nhanh chóng với những thay đổi về lịch trình của nhà máy; có thể trực tiếp tham gia bốc hàng hoặc kiểm tra khi cần thiết; và hiểu rõ các sắc thái của thủ tục hải quan xuất khẩu, hoạt động cảng và môi trường pháp lý của Trung Quốc.

1 ĐIỂM LIÊN HỆ CHO TOÀN BỘ HÀNH TRÌNH

Được thành lập vào năm 2011 và có trụ sở chính tại Ninh Ba, Công ty TNHH Quản lý chuỗi cung ứng Chiết Giang Wilson phục vụ các nhà nhập khẩu, thương nhân và người mua B2B toàn cầu với các dịch vụ chuỗi cung ứng và giao nhận hàng hóa quốc tế. Khả năng của chúng tôi bao gồm vận tải đường biển, vận tải hàng không,vận tải đường sắtvà vận tải đường bộ, giải pháp đa phương thức, thủ tục hải quan, kho bãi và phân phối, dịch vụ DDP và hậu cần chuyên biệt cho phương tiện, thiết bị nặng, hóa chất và hàng nguy hiểm, hàng siêu trường siêu trọng, hàng lạnh, tàu thuyền và du thuyền có giá trị cao.

Một nhà giao nhận vận tải quốc tế điều phối chuyến hàng thay mặt cho người gửi hàng hoặc người mua. Các dịch vụ giao nhận vận tải điển hình bao gồm lập kế hoạch tuyến đường, đặt chỗ hãng vận chuyển, nhận hàng, chứng từ, thông quan xuất khẩu, vận chuyển quốc tế, theo dõi lô hàng, điều phối điểm đến và giao hàng cuối cùng, tùy thuộc vào phạm vi đã thỏa thuận.

Các chứng từ vận chuyển cốt lõi thường bao gồm hóa đơn thương mại, danh sách đóng gói và chứng từ vận chuyển như Vận đơn đối với vận tải đường biển hoặc Vận đơn hàng không đối với vận tải hàng không. Tùy thuộc vào hàng hóa và điểm đến, có thể cần phải có tờ khai hải quan, giấy chứng nhận xuất xứ, giấy phép, chứng nhận kiểm tra, chứng từ hàng nguy hiểm hoặc hồ sơ tuân thủ khác.

Tổng thời gian giao hàng phụ thuộc vào phương thức vận chuyển, điểm đi và điểm đến, lịch trình của hãng vận chuyển, thông quan, chuyển tải và sắp xếp giao hàng cuối cùng. Thời gian vận chuyển do hãng vận tải cung cấp chỉ là một phần của toàn bộ quy trình vận chuyển tận nơi, vì vậy người mua cũng nên dành thời gian để nhận hàng, xử lý tại nơi xuất xứ, thủ tục hải quan và giao hàng tại điểm đến.

Một hãng vận tải thực tế vận chuyển hàng hóa bằng tàu thủy, máy bay, đường sắt hoặc xe tải. Người giao nhận vận tải tổ chức và điều phối chuyến hàng qua một hoặc nhiều hãng vận tải và nhà cung cấp dịch vụ, giúp quản lý toàn bộ quy trình logistics quốc tế thay vì chỉ chặng vận tải chính.

Có, nơi có sẵn các dịch vụ cần thiết và sắp xếp điểm đến. Đối với vận chuyển từ cửa đến cửa hoặc DDP, người giao nhận có thể điều phối việc nhận hàng tại nơi xuất xứ, thủ tục xuất khẩu, vận chuyển hàng hóa quốc tế, hỗ trợ thông quan điểm đến, thuế quan và thuế nếu áp dụng theo Incoterm đã thỏa thuận và giao hàng cuối cùng đến địa điểm được chỉ định.

Giao nhận vận tải quốc tế hoạt động bằng cách kết nối một loạt các bước phối hợp - tìm hiểu, lập kế hoạch tuyến đường, đặt chỗ hãng vận chuyển, xử lý hàng hóa, thông quan, vận chuyển chính, theo dõi lô hàng, xử lý điểm đến và giao hàng cuối cùng - vào một quy trình vận chuyển được quản lý. Vai trò của người giao nhận vận tải là giữ cho các giao dịch đó được căn chỉnh để hàng hóa có thể di chuyển qua biên giới với các tài liệu, phương thức vận chuyển, thời gian và kiểm soát rủi ro phù hợp.

Công ty TNHH Quản lý chuỗi cung ứng Chiết Giang Wilson cung cấp các dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế và chuỗi cung ứng từ Trung Quốc, bao gồm vận tải đường biển, vận tải hàng không, vận tải đa phương thức, thủ tục hải quan, kho bãi, DDP và hậu cần chuyên dụng. Nếu bạn đang lên kế hoạch vận chuyển từ Trung Quốc, hãy liên hệ với nhóm của chúng tôi để thảo luận về hàng hóa, lộ trình, các yêu cầu giao hàng và giải pháp hậu cần thiết thực cho dự án của bạn.

Chia sẻ hàng hóa, khối lượng, điểm xuất xứ, điểm đến và điều kiện giao hàng ưu tiên của bạn để nhận được báo giá cước vận chuyển và kế hoạch hậu cần phù hợp.

Yêu cầu báo giá

Phòng Thương mại Quốc tế (ICC),Incoterms® 2020- Quy tắc DDP (Giao hàng đã nộp thuế) và nghĩa vụ của người bán/người mua.
Công ước IMO SOLAS - Yêu cầu về Khối lượng tổng đã được xác minh (VGM) đối với các container xuất khẩu được đóng gói.
IMDG Code (Bộ luật Hàng hóa Nguy hiểm Hàng hải Quốc tế) – tiêu chuẩn phân loại và đóng gói hàng hóa nguy hiểm.
Tổng cục Hải quan Trung Quốc - thủ tục khai báo hải quan xuất khẩu và hệ thống một cửa.